Hvis du blir fanget på telefonen med en langvarig kollega eller kunde, bør det ha vært en rask, enkel telefonsamtale kan ta en stor del av dagen. I stedet for å prøve å multitask mens den som ringer opp, bør du bruke noen taktfulle teknikker for å avslutte samtalen så raskt som mulig uten å ofre høflighet eller avvike fra grunnleggende etikette. Når du har tatt vare på virksomheten ved hånden, kan du gjøre en grasiøs og høflig utgang fra samtalen.
Fokus på problemet ved hånden. Hold samtalen sentrert om formålet med samtalen, og unngå å drive ut i småprat. Hvis personen du snakker med, begynner å feie seg til et ikke-relatert emne, forsiktig styre ham tilbake til mer relevante problemer. Ikke vær redd for å være fremover når du gjør dette. Hvis personen du snakker med driver til et annet emne, ta det tilbake med å si, "Men om …" og nevne hovedpunktet igjen. Dette vil la den som ringer vite at emnet som er til stede, er det viktigste. Du nevner også at du ikke vil ta opp for mye av sin tid. Dette er en streng, men høflig måte å holde en samtale på sporet.
Still spørsmål som er avsluttet, så det kan ikke gå noe fra hovedemnet. I stedet for å spørre hva en god tid å møte er, spør, "Vil det være en god tid å møte?" Lukkede spørsmål vil bare ha et sett antall svar, to eller tre på det meste, og dette vil holde samtalen spesifikk til emnet ved hånden.
Oppsummer telefonsamtalen for å sikre at du har tatt vare på alt. Gjenta problemet og hvordan det håndteres. En rask, "Jeg vil trekke opp den informasjonen og få en rapport til deg innen slutten av dagen," forsterker at alt har blitt tatt vare på.
Spør om det er noe annet du kan gjøre for å hjelpe, eller andre saker om emnet som må diskuteres. Igjen forsterker formålet med anropet og ikke spenne seg inn i andre emner. Bruk setninger som "Så løser dette problemet med bekostningsrapporten ?," eller "Er det noe annet jeg kan inkludere i denne pakken for deg?" Når samtalen din kommer til sin konklusjon, vil personen i den andre enden trolig innrømme at nei, det er ikke noe annet på det emnet å diskutere.
Takk til den som ringer for sin tid, eller for å ringe (avhengig av hvem initierte samtalen). Gi ham beskjed om at du vil følge opp på hvilken måte som passer til situasjonen. Bruk en rask "Ha en fin dag" eller "Takk for at du ringte" for å avslutte samtalen. Unngå lange farveler der du bytter for mange hyggelige ting.
Tips
-
Hvis du vet at en bestemt kollega har en tendens til å snakke for lenge, send en epost når det er mulig for å løse problemer eller stille spørsmål.
