Standard Operating Procedures (SOPs) er en populær måte å gi konsistent veiledning til ansatte i en organisasjon. Ideelt sett, hvis du tar noen fra gaten, bør personen være i stand til å fullføre oppgaven uten noe annet enn en SOP og verktøyene som kreves. Et sentralt utgangspunkt for enhver SOP-portefølje er opprettelsen av en SOP-mal for konsistens. Du trenger ikke noe fancy programvare eller ferdigheter; du trenger bare å balansere de nødvendige elementene og hva du vil at malen skal se ut.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Ordbehandlingsprogramvare
Åpne et nytt tekstbehandlingsdokument. Lagre filen med navnet du vil bruke til din SOP-mal og datoen for versjonskontroll. For eksempel: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
Sett inn et bord i overskriften. Antallet av rader og kolonner i denne tabellen er opp til deg; Husk at du vil ha minst en celle for SOP-nummer, tittel og godkjenning eller effektiv dato for dokumentet. Du kan også bruke en celle for sidenummeret og firmaets logo eller navn hvis du vil. Det fine med bordet i toppteksten er at det vil gjenta hele dokumentet når du legger til sider.
Sett inn et stort bord på første side av dokumentet. Denne tabellen inneholder ditt SOP nummer og tittel øverst, etterfulgt av celler for signaturer til nøkkelpersonell, for eksempel forfatteren av dokumentet og godkjenning av tjenestemenn, med navn, titler og datoer signert. Skriv overskrifter for hver celle, for eksempel "SOP-tittel" for toppcellen, "SOP Author" for neste celle og "QA Approval" for riktig antall celler.
Opprett seksjoner for introduksjon, ansvar, materialer og utstyr (hvis aktuelt) og prosedyre. Andre seksjoner kan inneholde ordlister over forkortelser, vilkår eller produkter. Siden dette er en mal, vil du kanskje inkludere en setning eller to som beskriver hva som forventes for hver seksjon hvis du planlegger å ha flere SOP-forfattere.
Formater delene dine. En av de vanligste måtene å presentere SOP-seksjoner er å starte et bokstavs-, nummererings- eller kombinasjonssystem for hver seksjon. Du kan også bruke kuler og bindestreker. Husk at det er lettere å henvise til eller revidere SOPs for å peke på en del av brevet / nummeret.Vis hva sekvenseringsformatet skal se ut for hver påfølgende linje i en seksjon, for eksempel "A, B, C"; "1, 2, 3"; eller "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Sett inn to andre tabeller på slutten av malen. En av tabellene bør være for oppføring av eksterne referanser eller for vedlegg og skjemaer som du kan legge ved SOP for versjonendringer. Den andre tabellen kan være for å dokumentere versjonen av SOP-versjonen og eventuelle grunner til endringer. Disse tabellene kan fortsette å bruke nummererings- / bokstavsformatet som resten av malen bruker.
Lagre dokumentet som en skrivebeskyttet malfil. Dette vil bidra til å holde malen fra et uhell overskrevet ved å tvinge brukeren til å lagre dokumentet under et annet navn hvis endret.
Tips
-
Hold en sikkerhetskopi av malen din.
