Å administrere tiden din er like viktig som å fullføre arbeidsoppgavene grundig. Ved å opprette en daglig tidsplan, vil du kunne holde orden, gjøre det som må gjøres og redusere stress uten å ofre kvalitet. Enten du styrer andre, håndterer store mengder papirer eller deltar på flere møter og arrangementer hver dag, og vet hvor du må være og hva som forventes av deg, er viktig. Å administrere din tid vil gi deg større kontroll over produksjonen din og gjøre deg mer ansvarlig og sikker i jobben din.
Elementer du trenger
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Åpne et Microsoft Excel-regneark. Etikett kolonner med ukens dager og rader med hver time i løpet av arbeidsdagen. Du kan utvide kolonner og rader ved å klikke på separasjonslinjene og dra dem, ved hjelp av musen. Du kan også bruke Microsoft Outlook til å opprette en tidsstyringsplan. Microsoft Outlook inneholder ferdigfylte kolonner og rader for å gjøre innlasting av informasjon enklere.
Opprett en liste over oppgaver som må fylles ut i løpet av uken. Denne listen inkluderer møter, prosjektmiljøer eller tidsfrister, nettverksmuligheter, retur telefonsamtaler, utfylling av papirarbeid eller andre oppgaver som må fylles ut.
Tilordne oppgaver til riktig dag og klokkeslett til Excel-regnearket. Fargekodeoppgaver om nødvendig, ved å klikke på boksen du vil markere og klikke på malerkunksikonet øverst på regnearket. Velg mellom en rekke farger.
La tiden gå gjennom hele dagen for oppgaver som til slutt tar lengre tid enn forventet. Hvis du for eksempel har et møte fra kl. 10.30 til kl. 11, blokkerer du en møtetid kl. 10.30 til 11.30. La minst 15 minutter gå mellom oppgaver for uventede oppgaver eller korte pauser.
Lag en tidsplan hver uke og hold deg til den. Over tid vil du bli bedre til å håndtere tiden din og håndtere uventede problemer som kommer opp i løpet av arbeidsdagen.
Tips
-
Å lage en tidsstyringsplan vil ikke bare øke produktiviteten din, det vil også redusere stress og tillate deg å nyte flere aspekter av jobben din.
Advarsel
Ikke prøv å overbok dagen din. Å forsøke å oppnå for mye i løpet av dagen, vil bare få deg til å falle bak. Når du oppretter tidsstyringsplanen, må du tilbringe tid til lunsj, komme til og fra møter eller hendelser, og la nok tid til å fullføre oppgavene nøyaktig for å sikre høy kvalitet på arbeidet.
