Når noen søker jobb, lån eller utleie, kan de forvente å få sin ansettelsesstatus verifisert av den potensielle arbeidsgiveren, utlåneren eller utleier. Sende en forespørsel brev for et sertifikat av sysselsetting gir en plattform for mottakeren å svare med informasjon som er sannferdig og gitt i god tro, og det lar deg også tilpasse forespørselen. For eksempel kan en utleier bare trenger å verifisere en potensiell leietakeres ansettelse og nåværende lønn, en utlåner kan være interessert i fremtidige lønnsøkninger, og en potensiell arbeidsgiver kan kreve mer grundig informasjon om søkerens ansettelsesdato, stilling og lønnshistorie.
Få samtykke og viktig informasjon
Du må først få skriftlig samtykke fra søkeren, da de fleste selskaper ikke vil frigjøre informasjon om en nåværende eller tidligere ansatt uten skriftlig tillatelse. En måte å gjøre dette på er å få søkeren til å skrive en autorisasjonsskjema. En annen måte er å integrere en samtykke i arbeidsbrevet. Du bør spørre søkeren om å oppgi riktig navn og adresse for mottakeren. Denne informasjonen kan variere sterkt, avhengig av arbeidsgiver. For eksempel kan kontakten være human ressursavdeling i et stort selskap eller bedriftseier i et mindre selskap.
Bruk Business Letter Format
Noen arbeidsgivere bruker et standardskjema for forespørsler om ansettelsesbekreftelse. Andre forlater imidlertid formatet og oversikten over forespørselen opp til deg. Hvis du skriver brevet uten offisiell veiledning, bruk et standard forretningsbrev format og hold forespørselen kort og til-punkt.
Bli rett mot punktet
Bruk åpningsfeltet i brevet til å angi formålet med brevet og adressen. For eksempel, åpne med en uttalelse som "Jeg sender inn en forespørsel om ansettelsesbekreftelse." Følg dette ved å referere til det utfylte samtykkevedlegget. Som et alternativ, sett inn to linjer like før hilsen der søkeren gir skriftlig samtykke. En enkel uttalelse som "Jeg tillater utgivelsen av min arbeidsinformasjon til (selskapet eller personen)", etterfulgt av søkerens underskrift på en egen linje, er tilstrekkelig.
Angi bekreftelseskravene dine
Deretter angir du den nødvendige informasjonen i annet avsnitt ved hjelp av en liste eller et punktpunktformat. Selv om spesifikke krav i denne delen vil variere i henhold til dine behov, og om du kontakter en nåværende eller tidligere arbeidsgiver, inkluderer dette vanligvis:
- Søkerens fulle navn
- Jobb stilling
- Sysselsetting datoer
- Betalingsrate eller årslønn
- For en nåværende ansatt, spør arbeidsgiveren om å angi om stillingen er midlertidig eller permanent
- Også for en nåværende ansatt, spør arbeidsgiveren om å indikere om søkerens lønn forventes å forbli den samme eller endring innen de neste 12 månedene
Avslutt brevet
Etter å ha angitt bekreftelseskravene, oppgi navn og kontaktinformasjon i tredje ledd. Dette gjør at selskapet kan kontakte deg hvis de trenger å snakke med deg over telefon. Legg til en lukking til brevet som "Med vennlig hilsen" eller "Respektivt". Til slutt lukk brevet ved å skrive ut og signere navnet ditt, og angi datoen for forespørselen.
