Alle som jobber i eller forvalter et kontor, forstår viktigheten av å opprettholde en oversikt over kontorrekvisita. Ingenting bringer arbeidsprosessene til stillstand raskere enn å gå ut av grunnleggende som penner, tonerkassetter, papir og konvolutter. Når du har forsyninger på hånden, er det viktig å spore utgifter og bruk ved å følge noen enkle regler for grunnleggende lagerstyring.
Portvakt
En av de første reglene for god lagerstyring er å sikre at den har en leder. Utnevne en gatekeeper. Vellykket vedlikehold av inventar betyr å vite hva som er til stede og hvor lenge det har vært der, registrering av verdien av beholdningen og overvåking hvor den går når den forlater forsyningsområdet. Kontorrekvisita inkluderer mange små gjenstander som lett kan forsvinne. Lagerbeholdning bør holdes i et sikret område med tilgang begrenset til noen få nøkkelpersoner. Oppbevar en logg på gjenstander som er dispensert og gjenstander erstattet.
FIFO
FIFO er et akronym for første inn, først ut. Det er en regnskapsperiode for rapportering av verdien av beholdningen og sikrer at varer kjøpt først blir brukt først, slik at verdien forblir nøyaktig. Dette er også en smart måte å forhindre at lager blir gammelt, foreldet eller foreldet. Varer kjøpt først bør brukes først. Når erstatningsinventar er kjøpt, hylle den bak den eldre beholdningen og instruere ansatte til å ta forsyninger fra forsiden. Elementer med blekk kan tørke ut, papir kan gul og utstyrsdeler kan bli foreldet. Bruk FIFO-metoden for å redusere avfall og holde varen din fersk.
Utnytte kjøp
Opprettholde en oppbevaring av kontorrekvisita gir en bedrift muligheten til å kjøpe større mengder, noe som medfører rabattbesparelser. Disse besparelsene akkumuleres raskt når du kjøper de mest populære produktene i bulk. Hvis kjøp av alle dine kontorforsyningsbehov blir tildelt til en enkelt leverandør, bruk den kjøpekraften til å forhandle om besparelser på mindre kjøp også. Dra full nytte av belønningsprogrammer som tilbys av leverandører. Kontorforsyningsvirksomheten er konkurransedyktig, så bruk en budprosess for å avgjøre hvilket selskap som har det beste programmet for dine behov.
Organisasjon
Nøkkelen til vellykket lagerstyring er i organisasjonen av rekvisita. For at et system skal være effektivt, må ansatte ha tilgang til det de trenger når de trenger det. Forbruksartikler skal legges med de mest brukte gjenstandene på øynivå og i rekkevidde. Lager mindre brukte gjenstander på høyere hyller, men vær sikker på at de ikke er glemt. Legg inn en oversikt over hva som er fylt og hvor det kan bli funnet. Hold området rent og ordentlig. Erstatt varer med nok blytid for å holde ut, spesielt kritiske elementer. Rengjør foreldede gjenstander med jevne mellomrom.
