Det er tidspunkter når du må endre en ansattes stillingsbeskrivelse eller når du må tilordne en bestemt jobboppgave til en ansatt for et spesielt prosjekt eller for en begrenset periode, for eksempel en annen ansattes ferieperiode eller permisjon. Uansett omstendighetene er kommunikasjon et viktig element i tildeling av arbeid. Kommunikasjon kan gjøre forskjellen mellom utmerket ytelse og en ufullstendig jobb.
Bestem grunnene for å tildele arbeid til dine ansatte. Prosessen for tildeling av arbeid er annerledes for å omforme en stillingsbeskrivelse enn det er for å tildele plikter for et teamprosjekt. Redesigning av en stillingsbeskrivelse er relativt enkelt fordi du har et tomt lerret hvorfra du kan begynne å tilordne oppgaver. For eksempel, hvis du må tilordne arbeid for en utøvende assistent, utføre forskning på typiske oppgaver av en assistent til øverste ledelse. På den annen side, hvis teamet ditt jobber med et bestemt prosjekt, bestemme hvilke oppgaver som er en del av det totale prosjektet og avgjøre de medarbeiderressursene som er tilgjengelige for deg.
Lagre dine medarbeiders ferdigheter, erfaring og evner. I tillegg spør ansatte om deres tidligere arbeidserfaring og karriereinteresser. Ifølge Women's Media krever delegering effektivt oppmerksomhet til en ansattes ferdighetssett. Det står: "Pass på at du delegerer til noen som kan fullføre oppgaven ved hånden." Dette er din mulighet til å motivere ansatte som ønsker å demonstrere sine evner og forbedre sin verdi for organisasjonen.
Konstruer en liste over oppgaver. Bruk din gjennomgang av CV, applikasjoner og medarbeiderinngang for å avgjøre hvem som har de nødvendige ferdighetene til å utføre arbeidet. Hvis du har to eller flere ansatte som er like kvalifiserte og har interesse i å utføre den samme jobben, utarbeide en måte å splitte ansvaret slik at en ansatt ikke er favorisert over en annen.Hvis det er bare små forskjeller i ansattes kvalifikasjoner, bør du vurdere å overdrage den til den best kvalifiserte medarbeider og utpeke en alternativ hvis en arbeidstaker alene ikke kan fullføre oppgaven.
Utvikle en kommunikasjonsmetode som forklarer det tildelte arbeidet, nødvendige kvalifikasjoner og forventninger. Dette er det viktigste trinnet i å tildele arbeidsoppgaver, derfor må kommunikasjonen din være klar og må adressere alle elementer i arbeidet. De forventede resultatene og stillingsforventningene er en del av dine prestasjonsstandarder. Ytelsesstandarder er målinger du bruker til ytelsesvurderinger. En prøveprestandestandard for tilordnet arbeid kan være "Bruk Microsoft Access til å legge inn 100 salgsposter per uke med minst 98 prosent nøyaktighet." Ved hjelp av dette eksempelet tilordner du en ny oppgave, samt å opprette en ytelsesstandard for å innlemme i ansattes ytelsesvurdering.
Diskuter det nye oppdraget med den ansatte. Vær forberedt på å svare på spørsmål om hvordan du skal utføre oppgaven, frister og til hvem arbeidstaker skal rette spørsmål om oppdraget. Dette er en del av kommunikasjonsmetoden din. Du må være i stand til å forklare oppgaven fullt ut, hvorfor det er viktig for organisasjonen, hvilke ferdigheter som er nødvendige, og hvordan medarbeideren drar nytte av å ta på seg den nye oppgaven. Ansatte som er interessert i karriereutvikling eller kompetanseforbedring er interessert i å lære hvordan de nyter godt av å akseptere nye ansvarsområder.
