En bedriftseier åpner et selskap, ansetter ansatte, selger produkter til kunder og betaler regningene. Men gjør det noen fortjeneste? Vil bankkontoen ha nok penger til å betale alle regningene? Er det nok råvarer i lager for å møte etterspørselen etter produktene? Eieren vet ikke fordi han ikke har noen slags rapporteringssystem som forteller ham hva som skjer i sin virksomhet. Det er her et styringsinformasjonssystem blir viktig.
Tips
-
Et administrasjonsinformasjonssystem gir dataene for å identifisere misligholdte områder og fører til bedre forretningsproduktivitet og effektivitet, bedre beslutningsprosesser, bedre kommunikasjon og bedre data og bedre kunnskap om kundens behov.
Hva er et Management Information System?
Bokførere utarbeider regnskapet for skatter, långivere og aksjonærer. Men denne typen informasjon er ikke spesielt nyttig for administrasjonsformål.
Et ledelsesinformasjonssystem gir informasjonen som ledere trenger for å få en følelse av hvordan virksomheten deres utfører. Disse systemene samler data om ulike områder av et selskap, for eksempel:
- Menneskelige ressurser
- Salg og markedsføring
- Lagerkontroll
- overskudd
- utgifter
- gjeld
- Dokumentstrømmer
- skatter
- Kontantbalanser
- Kundefordringer
- Leverandørgjeld
Hvilken type data gir et MIS?
MIS går utover standardrapporteringen utarbeidet av regnskapsførere. Eiere må ha mer spesifikk informasjon, for eksempel følgende eksempler:
- Hvor mange fordringer er forfalt?
- Hva er brutto fortjenesten på selskapets blå widgets?
- Hvor mange dager gikk tapt på grunn av sysselsatte sykehus?
- Hvor mye penger er på selskapets bankkonto?
- Hva er antall bestillinger som venter på forsendelse?
- Hvor mye var salget forrige uke eller forrige måned?
Dette er den typen informasjon som ledere ønsker å drive sine virksomheter. De trenger informasjon som identifiserer eventuelle problemområder som krever oppmerksomhet. Problemområder er de hvor den faktiske ytelsen har avviket fra det forventede nivået og trenger korrigerende tiltak for å få dem tilbake på kurs.
MIS-rapporter er ordnet slik at ledere enkelt kan vurdere ulike aspekter av selskapets ytelse. Ledere angir de beregningene de vil se regelmessig. Det er som å se på instrumentene og målene på bilens dashbord, men disse MIS-målene er lined opp på forsiden av pulten.
Hva er fordelene med en MIS?
Ikke å ha en effektiv, funksjonell MIS forlater ledere gjetter i mørket. Ansatte er opptatt med å gå gjennom arbeidsdager uten retning eller formål. Et styringsinformasjonssystem gir dataene for å identifisere ikke-utførte områder og fører til følgende fordeler:
Hjelper å oppnå et høyere effektivitetsnivå: Ledere har den informasjonen som trengs for å identifisere selskapets styrker og svakheter.
Forbedrer kvaliteten på avgjørelsene: Bedre tilgjengelighet av informasjon reduserer usikkerheten og lar ledere gjøre mer rasjonelle beslutninger basert på pålitelige data.
Fremmer bedre kommunikasjon mellom avdelinger på en arbeidsplass: Når lederne, avdelingshoder og ansatte deler samme informasjon, er det bedre kommunikasjon mellom dem for å identifisere problemområder og finne gjensidig gode løsninger.
Gir en plattform for å utforske ulike scenarier for ulike alternativer og økonomiske miljøer: Ledelsen er i stand til å utforske ulike alternativer for å se de mulige resultatene før du tar beslutninger og forpliktelser.
Forbedrer ansattes produktivitet: Ansatte er mer produktive fordi de ikke trenger å bruke tid på å samle inn dataene som ledelsen ønsker. En veldesignet MIS vil samle alle dataene uten mer innspill fra ansatte.
Styrker selskapets konkurransefortrinn: Å drive en mer effektiv virksomhet ved å redusere og eliminere svakheter og misligholdte områder øker selskapets konkurransefortrinn over sine konkurrenter.
Viser flere data om kunder: Med flere data om kundenes behov, er ledelsen bedre i stand til å forbedre kundeservice og utforme mer effektive markedsførings- og kampanjer.
Et administrasjonsinformasjonssystem er viktig for alle småbedriftseier som seriøst ser på å forbedre ytelsen til selskapet. Uten en god MIS, administrerer ledere av trial-and-error i stedet for å ta intelligente beslutninger basert på en gjennomtenkt analyse av data.
