Når du skriver en rapport som skal presenteres på et møte, må du følge noen grunnleggende retningslinjer, hvorav de fleste du sikkert har lært i skolen. For eksempel må du være sikker på om formålet med rapporten din, du må fokusere på et nettdefinert underemne, og du må skrive med publikum i tankene.
Vet på forhånd pedagogisk og arbeidsmessig bakgrunn av møtedeltakere. Dette hjelper deg å vite hvor mye av emnet du trenger å forklare. For eksempel, tenk at du utarbeider en rapport om antall ulykker ved bestemte bykryss som skal presenteres på neste trafikkutvalgsmøte. Hvis tre av de fem utvalgsmedlemmene har bakgrunn i rettshåndhevelse, trenger du ikke å forklare uttrykk som "navigere en sving."
Husk din engelskspråklige lærerens råd: Ikke prøv å takle universet. Skriv om et mindre segment av hovedemnet ditt. Det gjør rapporten enklere å forstå. For eksempel kan "fotgjengersikkerhet" være hovedfaget for en trafikkstudierapport, men rapporten er begrenset til en del av det aktuelle emnet - bedre sikkerhet ved to kryssinger.
Sørg for å gi nok kontekst i introduksjonen og konklusjonen. Det hjelper møtedeltakere å forstå betydningen av dine forslag. For eksempel, hvis rapporten anbefaler å ansette hjelpepolitiske offiserer til å arbeide i kommunalretten, vil innledningen din forklare kommunens årlige kamp for å kompensere for økt overtid betalt til politimenn. Konklusjonen vil gjenta hvordan dette forslaget er bare en av mange som kan hjelpe kommunen til å plugge hull i budsjettet.
La tittelen på rapporten antyde om møtet har blitt planlagt for å løse problemer eller å gi informasjon.For eksempel, hvis en leder har ringt møtet for å informere lagmedlemmer om at siste kvartalets salg har økt, kan tittelen være "Tredje kvartalsalg: Virkningen av nye kundeserviceprosedyrer."
Rapporter er vanligvis rettet mot å påvirke andres handlinger. Nevn tilbakemeldingen du forventer - og fra hvem. For eksempel kan en skolesjefs rapport om økt studenttest score anbefale styret godkjenne en oppløsning som gjør pilotprogrammet til en permanent.
