Et selskaps hovedpersoner kaster ofte kontantstyring som en bred praksis som kan hindre organisasjonens samlede driftskultur - som dekker alle segmenter, funksjoner, forretningsenhet, prosess og mekanisme. Sentralt i kontanthåndteringspolitikk er prosedyrer rundt utbetalingsregnskap, spesielt de som er knyttet til betydelige pengestrømmer og langsiktige investeringer.
Definisjon
Et selskap bruker utbetalingsregnskap for å styre penger det ponier opp for utgifter så forskjellige som lønn, rettssaker, regulatoriske bøter, vedlikehold av utstyr og kontorrekvisita. Enhver konto virksomheten er avhengig av å overvåke hva som kommer ut av - og hva som kommer inn - bedriftskjellere kvalifiserer som en utgående konto. Gitt betydningen av denne kontoen, går en stor strategisk tenkning inn i formuleringen og vedtaket av utbetalingsprosedyrer. På den måten styrker de direkte bidragene fra avdelingshofer og driftsledere selskapets policyhåndboks autoritet og forbedrer den underliggende fortellingsflyten, som er viktige kriterier som hjelper medarbeiderne klart å forstå hvordan man skal betale midler, når de skal gjøre det, hvem skal søke godkjenning fra og hvordan rapportere overføringer.
Forretningsaktivitetsovervåking
For en bedrift gir en veiledningshåndbok for sjef segmentledere de nødvendige løftene for å overvåke næringsvirksomhet, regnskapsføre bedriftens penger nøyaktig og forhindre misbruk av eiendeler - spesielt kontanterstyveri. For eksempel kan bedriftskassøren jobbe sammen med regnskapsdepartementets personell for å legge grunnlaget for effektiv kontantstyring, slik at det underordnes viktigheten av ting som sjekksporing, overvåking av kontoovervåkning og periodisk finansiell rapportering. Sistnevnte praksis er viktig for å finne ut hvor mye penger som kommer ut av utbetalingsregnskapene i en gitt periode, for eksempel en måned eller et kvartal.
Kostnad for risiko
I moderne økonomier kan et selskaps lederskap ikke tillate mye spillerom i hvordan ansatte håndterer utbetalingsregnskap, og frykter at en ikke-sperret tilnærming til kontantadministrasjon kan koste virksomheten penger nedover veien. Dette skyldes at ledende ansatte må administrere selskapets penger smart, slik at investorer og långivere vil oppleve organisasjonen som en lavere kredittrisiko. Ellers kan kreditorer øke selskapets lånekostnad og kreve høyere rente - en negativ utvikling for virksomheten, spesielt hvis den trenger friske penger til å takle konkurransedyktighet, utvide salg og gjøre alt det et selskap må forbli i virksomhet over tid.
Verktøy og medarbeidere
Kredittpersonell jobber sammen med bedriftsskatter og finansielle ledere for å overvåke hvor mye som kommer ut av utbetalingsregnskapet og finne ut hvorfor organisasjonen må utvide kontanter. For å utføre oppgaver effektivt bruker disse profesjonelle verktøyene så forskjellige som kontanteradministrasjonsprogramvare, økonomiske analyseprogrammer, programvare for enterprise resource planning og kundefordringer og betalbare administrasjonsapplikasjoner.
