Når du administrerer et prosjekt eller et lag, vil du til slutt bli pålagt å kjøpe produkter eller tjenester fra et eksternt selskap. Bedrifter har protokoller som beskriver spesifikke dollarbeløp ansatte kan godkjenne på vegne av selskapet. Hvis et kjøp du ønsker å lage er høyere enn den angitte grensen, må en veileder godkjenne kjøpet. I disse tilfellene brukes kjøpsforslaget til å rettferdiggjøre behovet for et kjøp, spesielt når kostnadene vil være store eller påvirker en betydelig del av virksomheten.
Lag et sammenligningskjema. Diagrammet bør oppgi hver leverandør av det gode eller den tjenesten du søker og inneholde relevante attributter angående tilbudet. For eksempel, hvis du søker en leverandør for å gi teambygging for ansatte, vil kategorier inkludere: Firmanavn, Plassering, Aktivitetsalternativer, Alternativer etter pris, Inkludert personale, Tidligere kunder og Henvisninger / Referanse. Inkluder så mange "på et øyeblikk" attributter som mulig. Dette vil gjøre dataene enkle å vurdere.
Gjør din forskning. Samle en liste over tre til fem leverandører som leverer det gode eller den tjenesten du leter etter. Inkludert flere leverandører i forslaget angir due diligence og hjelper sjefen din raskt å forstå din resonnement. Hent et skriftlig sitat fra hver leverandør og fyll i sammenligningstabellen med dataene sine. Planlegg deretter, ettersom noen leverandører krever ledetid for å levere sitater. Få en forpliktelse fra leverandørens kontakt når du mottar det skriftlige sitatet. Til slutt, spør selgeren om referanser fra firmaer de har gjort forretninger med som ligner på deg.
Ring leverandør referanser. Alle andre attributter, som pris og service, kan betraktes som like, men ikke alle leverandører vil være en god form for firmaet ditt. En leverandør kan ha riktig produkt, men kan ikke levere det på en pålitelig tid. Tjenesteleverandører har kanskje ikke erfaring med din type firma, men det gjør det veldig bra med andre typer. Referanser vil hjelpe deg med å beskytte mot slike problemer og styrke gyldigheten av forslaget ditt.
Ta en beslutning. Sammenlign leverandørene basert på attributter du har definert, referanser og skriftlige sitater. Del dine funn med en kollega hvis mening du verdsetter og be om hennes innspill. Vær objektiv og velg leverandøren med den sterkeste verdien til selskapet.
Lag et notat. Adresse brevet til beslutningstakeren for kjøpet. Skriv en kort redegjørelse for din intensjon om å kjøpe og klart angi hvorfor kjøpet er nødvendig og hvilke fordeler det vil ha til firmaet. Hvis du kan beregne en avkastning på investeringen, må du huske å inkludere disse detaljene i notatet. Inkluder også den undersøkelsen du har utført, begrunnelse for din beslutning og de tilknyttede kort- og langsiktige kostnadene ved kjøpet.
Lever notatet til din veileder. Inkluder leverandørens forslag og sammenligningsdiagram som vedlegg. Planlegg et møte med din veileder for å diskutere kjøpet i full detalj. Prøv å forutse spørsmål din veileder vil ha og komme til det planlagte møtet med sterke, sikre svar.
Tips
-
Separate løpende kostnader og oppsettkostnader på sammenligningstabellen.
