Kommunikasjon i en organisasjon er kritisk. Jo mer tilknyttede og informerte medarbeidere er, jo mer tillit de vil føle mot arbeidsgiveren. Forskning indikerer at ansatte foretrekker ansikt-til-ansikt samspill med sine overordnede, men tidsbegrensninger og størrelser av en organisasjon tillater ikke alltid en slik tilnærming. Firmememoer er en annen måte å formidle viktig informasjon til en organisasjon internt publikum. Mindre formelle enn forretningsbrev, de kan kunngjøre nye retningslinjer eller organisatoriske endringer, levere forespurte opplysninger eller fungere som en prosjektoppdatering. Lære å skrive et selskapsmemo som leverer informasjon som de ansatte trenger, vil bidra til å styrke bedriftens «kraft innen».
Elementer du trenger
-
Digitalt bilde av firmaets logo
-
Desktop-publiseringsprogramvare
-
Skriver
-
Papir
Sett inn firmalogoen som et bilde øverst på siden din.
Opprett en tittel som leser (i alle store bokstaver) "MEMO", "MEMORANDUM" eller "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Dette kan senteres øverst eller justeres med venstre margin.
Følg tittelen, sett inn en linje mellomrom og deretter ordene "TO:," "FROM:," "DATE:" og "SUBJECT:" (du kan også erstatte "RE:" i stedet for "SUBJECT:") med "SUBJECT:") med Den riktige informasjonen etterfulgt av en hard retur. Arrangementet kan variere. Hvert element kan ha sin egen linje for totalt fire linjer, eller du kan dele i to kolonner: den første inneholder "TO:" og "FROM:" og den andre med "DATE:" og "SUBJECT." Du gjør ikke Ta med en innvendig adresse eller hilsen ("Kjære …").
Start kroppen til notatet ditt på den andre eller tredje linjen under overskriften. Hvis notatet ditt er en rutinemelding, åpne på en direkte måte. Notater som gir dårlige nyheter, bør åpnes med en nøytral setning som er nært knyttet til notatets emne, kjent i næringslivskommunikasjon som buffer, for å forberede leserne på den negative informasjonen. Avhengig av nyheter, kan du velge mellom flere strategier for denne åpningen. Vær sikker på at den er oppriktig, relevant, ærlig og kort.
Bruk resten av rommet ditt til å gi viktige detaljer. Tonen skal være konversasjonell. Bruk underoverskrifter for å gjøre lengre notater lettere å lese. Du kan også inkludere tabeller, grafer eller andre bilder. Forfattere som ønsker å overtale sine publikum, bør inkludere hvordan / hvorfor denne informasjonen vil være til nytte for de ansatte personlig eller selskapet som helhet.
Slutt på et positivt, vennlig notat. Ikke ta med en gratis lukk eller signatur.
Skriv ut notatet og opprinnelig ved navn ditt øverst, eller lag memoet til å bli sendt (du kan miste noe av formateringen ved å sende elektronisk). Hvis notatet vil bli sendt til flere mottakere, kan det være billigere å skrive ut en kopi, starte det og ta deretter fotokopier.
Distribuere. Det kan leveres hånden, sendes via e-post, sendes via interoffice mail eller sendes via postkontoret.
Tips
-
Bruk blokkformat (ingen innrykk) med en mellomrom mellom hvert avsnitt. Fokuser på ett tema. Prøv å holde notatet under to sider. Notater bør bare brukes blant ditt interne publikum. Ikke send et notat til personer utenfor din bedrift. Skriv et brev i stedet. Hvis du adresserer notatet til enkelte individer i stedet for en hel avdeling eller ansatte generelt, alfabetiser listen over mottakere med mindre det er personer i bestemte stillinger som skal bli gitt mer fremtredende plassering.
