Enten du sender ut en e-post, adresserer en postbrev eller på annen måte skriver til en stor gruppe av dine kunder, må du sørge for at du gjør det bra: klart, kortfattet og passende. Forstå hvordan du adresserer et massekundebrev vil gjøre kommunikasjon som bedriftseier enklere og jevnere overordnet.
Velg riktig hilsen
Du kan ikke huske dette fra videregående engelsk, men en hilsen er hilsen du bruker til å starte et brev, e-post, notat eller annen kommunikasjon. Den tradisjonelle hilsen er "Kjære Herr eller Fru Etternavn." Men siden du adresserer en gruppe mennesker, bør du vurdere bredere salutasjoner, som "Kjære verdsatte kunder." Bare å si "Greetings" passer også for de fleste situasjoner. Vær forsiktig med "til hvem det kan dreie seg om." Det er upersonlig og kan skape feil inntrykk av merkevaren din.
Vurder virksomheten din og din kunde
Er din ideelle kunde uformell og lav nøkkel? OK med en mindre formell tone? Så er det nok OK å gå med en mindre formell hilsen som "Hei", "Hei" eller noe sesongmessig som "Happy spring!" Du kan også være mer spesifikk om hvordan du refererer til kunden din også. Hvis du for eksempel imøtekommer det meste til familier, kan du adressere dine kunder som «Foreldre» eller «Opptatt mødre». Skriv ut ordlyd som vil få kundenes interesse og oppmerksomhet med en gang.
Hvis din bedrift, merkevare og kunde er litt mer formell og tradisjonell, fungerer standardhilsen, "Kjære kunde eller kunder", helt fint. Du kan også bruke bestemte adjektiver, for eksempel "lojal kunde" eller "verdsatt kunde".
Ikke vær redd for å bruke en liten personlighet
Avhengig av årsaken til e-posten din, kan du slå din hilsen enda mer. Annonserer du et salg, oppdaterer du informasjon om spesielle eller nye produkter, eller bare lar kundene dine vite hva som er nytt for din bedrift? I så fall kan noe som viser personligheten til merkevaren din, fungere godt, som "Hello bargain hunters!" eller "Velkommen til vinteren, snowbunnies!"
Hvis du annonserer et problem du opplever i din bedrift eller noen andre mindre glade nyheter, er det ikke hensiktsmessig å gjøre din første hilsen humoristisk, søt eller gjennomsyret av personlighet. I slike tilfeller hold deg til det grunnleggende.
Pass på at du skiller ut og kapitaliserer på riktig måte
Sørg for at du kapitaliserer første bokstav i det første ordet av din hilsen, som i "Kjære venner." Ikke kapitaliser alle første bokstavene i ordene i hilsen, som i "Hello Loyal Customers", som ikke er grammatisk korrekt. Bruk et komma snarere enn det forretningsformelle kolonet etter din hilsen for å skape et vennlig inntrykk, og sørg for at det er på en linje av seg selv. Start bokstavets kropp på linjen under hilsen.
