Måten du adresserer en konvolutt til et postkontor (P.O.), kan virke ubetydelig, men i næringslivet kan selv de små detaljene gjøre eller ødelegge din profesjonelle person. Også hvor godt du adresserer e-posten din, kan det påvirke hvordan det håndteres og hvor raskt det er levert, ifølge US Postal Service (USPS). Jo mer nøyaktig adressen, jo bedre. Så før du sender det neste lille eller store e-poststykket til en leverandør, underentreprenør, potensiell baker, klient eller potensiell klient, legger du riktig P.O. boks nummer og sjekke noen andre adresser detaljer.
P.O. Boks eller gateadresse
Når du adresserer en konvolutt til en klient eller en medarbeider, må du ikke inkludere P.O. boks nummer og gateadressen. Bruk den ene eller den andre, ikke begge. Hvis du bestemmer deg for å bruke gateadressen og den inneholder en retningsbestemt, for eksempel SW for Southwest, ikke la den ut. En gateadresse kan variere, avhengig av retningsstedet, mens en postkasse er et unikt nummerert låsekammer.
Perioder og forkortelser
Hva med perioder i termen P.O. eske? Og skal du bruke forkortet skjema for å adressere en konvolutt? USPS foretrekker at du utelater alle perioder (og kommaer), og bruker standard forkortelser i adresseblokken, så skriv det bare som "PO BOX", ikke "P.O. BOX."
Plassering av P.O. Boksnummer i adresseboksen
Adresseblokken består av alle linjene i en adresse. Ordren til hver linje er viktig for effektiv håndtering. Start en postadresse med mottakerens navn, omtrent midt på konvolutten. Under navnet, ta med et firmanavn, hvis det er aktuelt. Deretter legger du til postkontorboksenummeret (eller gateadressen). På den siste linjen inkluderer du by, stat og postnummer.
- JOE RECIPIENT
- RECIPIENT CONTRACTING
- Postkasse 123
- CHICAGO IL 60601
For all innenlandsk eller internasjonal post, skriv adresser så lett som mulig. I samsvar med USPS-standarder, juster hver linje i adresseblokken mot venstre, og helst skriv alle ord og forkortelser i store bokstaver. Igjen, ingen perioder eller kommaer. Skriv din returadresse i samme format som adresseblokken. Plasser returadressen øverst til venstre i konvolutten.
Håndtere P.O. Boks betegnelser
Hvis du ser opp en adresse og legger merke til at P.O. boksnummer vises sammen med en betegnelse, for eksempel CALLER, BIN eller DRAWER, utelat betegnelsen på konvolutten. For eksempel, i stedet for å skrive "BIN M", skriv "PO BOX M" når du adresserer utgående mail.
Forbedret lesbarhet og effektivitet
Bedrifter har vanligvis mye innkommende og utgående e-post, så skriving av adresser for hånd virker upraktisk. Vurder bruk av en skriver for å lage adressetiketter, noe som forbedrer adresselesbarheten og arbeidsbelastningseffektiviteten. Hvis du har en USPS-konto, kan du bruke funksjonen Click-N-Ship til å skrive ut etiketter for prioritetspost, kjøpe frimerker, angi et foretrukket språk for dine internasjonale kunder og mer. Å dra nytte av slike verktøy bidrar ikke bare til å polere ditt profesjonelle bilde, men enda viktigere, tjener tid for deg å bruke voksende venture.
