For å drive en bedrift effektivt, må ledere ta hensyn til balansen mellom utgifter til inntekter. I noen tilfeller er det nyttig å bryte ut kostnadene ut i ulike kategorier, for eksempel drifts- eller administrasjonskostnader, for å hjelpe til med å identifisere steder for å redusere kostnadene. I denne prosessen er det kritisk å forstå regnskapsforskjellene mellom drifts- og administrasjonskostnader og sørge for at de riktige kontoene er identifisert for analyse.
Driftskostnader
Driftskostnader er alle kostnadene et selskap oppstår for sine primære forretningsaktiviteter, inkludert salg, produksjonskostnader og lønn. Ikke inkludert er utgifter som oppstår fra ikke-driftsaktiviteter som rentekostnader, skatter og uvanlige kostnader som ikke er relatert til normal virksomhet - som for eksempel betydelige rettssaker. Bedrifter har som regel mest kontroll over sine driftskostnader, så dette bryter dette tallet ut av totale utgifter, og gir noen ganger verdifull innsikt i bedriftens ledelse.
Administrative kostnader
Administrasjonskostnader er kostnadene ved virksomheten knyttet til ledelse og informasjonsbehandling. De inkluderer vanligvis kostnadene til lønns- og personalavdelingen, lønn til selskapets ansatte, regnskapsutgifter og forsyninger som brukes til ledelsen. Produksjonskostnader som ikke er knyttet til ledelsen - for eksempel lønn for ansatte, salgs- eller materialkostnader - er ikke administrasjonskostnader. Bedrifter benchmarker ofte sine administrative utgifter med industriens forventninger for å sikre at de holder styringskostnadene under kontroll.
Store forskjeller
Administrasjonskostnader er en del av driftskostnadene. Disse kostnadene utgjør noen ganger en liten del av bedriftens totale driftskostnader, avhengig av bransjen. Driftskostnader, derimot, inkluderer andre utgifter, som for eksempel varelageret, som ikke skal innregnes i administrasjonskostnader, med mindre det er direkte knyttet til ledelsesaktiviteter. Driftskostnader som ikke inngår i administrasjonskostnader kalles produksjonskostnader.
Bruker
Både administrasjon og driftskostnader benyttes av ledelsen for å beregne regnskapsforhold som hjelper dem med å analysere resultatene. Driftsforholdet, som ser på driftskostnader i prosent av totalt salg, gir virksomheten et bilde av sannsynlig lønnsomhet. I noen tilfeller er det nyttig å se på administrasjonsforholdet, eller delen av salget representert av administrasjonskostnader. Denne analysen er nyttig fordi administrative kostnader er mindre sannsynlig å variere med salg enn produksjonskostnader, noe som sannsynligvis vil øke med produksjonsnivået. På denne måten er administrative kostnader relativt faste kostnader.
