I regnskapet er det flere økonomiske dokumenter som brukes til å spore selskapets transaksjoner og generelle økonomiske helse. Hovedboken og balansen er to av de sentrale dokumentene i selskapets regnskapsprosess. Selv om de inneholder lignende opplysninger, er hovedboken og balansen ikke den samme. Deres formål er atskilt, og metodene for innspilling av informasjon i hverandre er forskjellige.
Definisjon
Alle transaksjoner blir postet til hovedboken fra dagboken ved hjelp av et system med debet og kreditter, som du bruker i en bok. Det er kjernen i selskapets økonomiske registre, sporing av hver transaksjon fra den første dagen i selskapets historie. En balanse er ikke registrert i så stor detalj som en hovedbok. Det er et øyeblikksbilde av et selskaps økonomiske helse når det gjelder eiendeler og gjeld på et bestemt tidspunkt.
Struktur
Regnskap i en hovedbok er gruppert i fem kategorier; eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader. Det er vanligvis en egen side for hver konto spores av hovedboken. Transaksjoner registreres i en hovedbok som de oppstår for hver konto. For eksempel vil en betaling til en kreditor bli registrert under "utgifter", og samme dag hvis en kunde foretok en betaling til selskapet, ville den bli registrert under "inntekter". En balanse er ikke delt inn i separate sider. I stedet blir totalene for hver kategori registrert som de står for den perioden. For eksempel vil inntekter totalt sett per 31. desember bli registrert og utgifter vil også bli totalert og registrert. Så utbetalinger til kreditor A, B og C vil bli samlet, i stedet for registrert individuelt.
Hensikt
Hovedboka brukes som datakilde for andre finansielle dokumenter, inkludert balansen. Hovedboksen sporer transaksjoner og registrerer all data for selskapet slik at andre finansielle dokumenter kan kompileres nøyaktig. Uoverensstemmelser, regnskapsmessige feil og tap kan spores gjennom hovedboken. Balansen viser den som ser på den (for eksempel en kreditor, for eksempel) hva et selskap eier, og hva det skylder andre parter fra datoen det er ferdig. Balanseblad brukes ofte til å bestemme om en bedrift kvalifiserer for kreditt eller et lån. Kreditorer, investorer (potensielle og nåværende), ledelse, leverandører, kunder, offentlige etater og fagforeninger bruker balansen til å prognose hvor selskapet vil være, eller hvordan det vil se økonomisk nedover veien. For en kreditor er dette et verktøy for å estimere selskapets "risiko" når man vurderer et lån. For selskapets administrerende direktør eller president bidrar balansen til å avgjøre om selskapet har for mye inventar eller om det må øke omsetningen.
