Sponsorer er filantropiske personer som liker å hjelpe andre. Når du uttrykker takknemlighet i et skriftlig brev til enkeltpersoner eller grupper som bidro til å støtte din sak, vil de få vite at deres støtte ble verdsatt. Unngå altfor blomstrende eller gushy følelser. Hold brevet direkte, klart og enkelt.
Velg Business Letter Format
Skriv brevet på ditt eget brevhode eller den gruppen du representerer, som mottok sponsoratet. Åpne brevet ved å adressere det til personen ved navn. Hvis det skal gå til en organisasjon, skriv til den store representanten, for eksempel "President Jones" eller "Fru Emma Whitaker, CEO", så CC - carbon copy - styret med en ekstra kopi. En hilsen som "Kjære fru Whitaker og medlemmer av styret" er passende.
Uttrykk din takknemlighet
Skriv hjertelige ord som uttrykker din takknemlighet. Oppgi direkte at du er veldig takknemlig for den spesifikke støtten selskapet har gitt, og legg deretter til navnet på prosjektet eller arrangementet. Mange store filantropiske grupper kan bidra til tusenvis av mennesker, så ta med hva det var som personen eller gruppen bidro med. Et eksempel ville være: "Våre kvinners yacht racing team slutter meg til å takke dere alle for sponsorbidraget på $ 50.000 mot vår innsats i Vic Maui-rase." Hvis elementer ble bidratt, takk for spesifikasjoner, for eksempel utstyr, verktøy, forsyninger, utstyr eller innkvartering.
Vær spesifikk om pengene
Legg til detaljer om opplevelsen og et notat om hva pengene gikk mot. For eksempel, "Din sponsorfond gikk mot et komplett sett med nye seil for yachten og det nye navigasjonsutstyret. Løpet gikk av med bare en liten feil i løpet av de siste to timene. Vi gjorde imidlertid først i vår divisjon. kunne ikke ha gjort løpet i det hele tatt uten hjelp. De blinde kvinnene som var besetningsmedlemmer, vil bære meldingen om å bli uavhengig av deres forskjellige samfunn, mot inspirerende unge kvinnelige idrettsutøvere."
Tenk videre til friske mål
Legg til en setning eller to som angir ditt neste prosjekt og mål. Å nevne en fremtidig begivenhet vil bidra til å sette scenen for håp om fremtidig finansiering. Hvis du oppnådde godt eller lyktes i å nå målet ditt, vil sponsoren meget sannsynlig være åpen for fremtidig støtte.
Med vennlig hilsen Lukk brevet
Lukk brevet med en "Veldig hilsen din" eller "Med oppriktig takknemlighet", og skriv det deretter. Legg til navnene til teammedlemmer hvis gruppen er liten, men ellers vil det være tilstrekkelig. Legg til kontaktinformasjon og et nettstedslink på slutten av brevet. Hold hele brevet til en side, ved hjelp av din autentiske "stemme" - språk du er komfortabel med - kombinert med en profesjonell tilnærming. Tilpass signaturen manuelt ved å signere den i stedet for å skrive, selv om resten av brevet er skrevet.
Vedlegg en memento
Det er god praksis å legge til en memento når det er mulig. For eksempel, hvis du ble sponset til å skrive en bok, send en signert kopi med brevet. Hvis du fikk uniformer eller utstyr, send et lagfoto som viser disse. I tilfelle av kvinners racingteam ville et bilde av mannskapet på skipet være passende. Innramming er valgfritt. Send en DVD hvis du har laget en film, eller hvis noen har tatt opp videoen din. Å se bilder av en klatring til Mount Everest før verden ser det kan være spennende å sponsorer.
