Adventen av datamaskiner har revolusjonert mange næringer, med kontorarbeid som ikke noe unntak. Datamaskiner har bidratt til å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten til kontorarbeidere ved å tilby ulike programvare- og kommunikasjonsfunksjoner som hjelper til med å utføre arbeidsoppgaver. Datamaskiner er nå en del av nesten alle kontorer, og de fleste arbeidsplasser kan nå ikke fungere uten bruk av datamaskiner.
Kommunikasjon
Intern og ekstern kommunikasjon er mye lettere ved bruk av e-post og interne meldingssystemer på datamaskiner. Kontorpersonalet kan raskt og effektivt sende informasjon på kontoret, da de fleste kontoroppsett har et varslingssystem på enkelte datamaskiner når en melding eller e-post er mottatt. Internett forbedrer også kommunikasjonsmulighetene sterkt, med Skype og andre slike meldings- og kommunikasjonsprogrammer som gir nasjonalt eller transnasjonalt video- og ringekonferanse med letthet og mindre bekostning.
Datalagring
Datamagasin og hentingskapasitet på datamaskiner blir bare større og mer avanserte ettersom teknologien forbedrer seg. Filer kan enkelt hentes gjennom søkefunksjoner, og harddisker kan inneholde enestående mengder filer og data. For kontorer med store databaser, som for eksempel regjeringer, veldedighetsorganisasjoner eller andre medlemsbaserte foreninger, gir denne datalagrings- og gjenfinningsfunksjonen enestående fordeler i forhold til tradisjonell oppbevaring av papirfiler, for eksempel letthetshastigheten og rask innhenting av data, enkel å endre datapost og Den enkle sporing av endringer gjort på kunde-, medlems- eller borgerlige poster.
Nettverk
I henhold til nettsidene for nettsøppeloven er fildeling en av de viktigste fordelene med nettverksdatamaskiner i et kontormiljø. Kontornettverk, eller opprettelsen av et kontorinnretning, betyr at en felles database med filer er tilgjengelig for alle brukere. Dette gjelder også programvare og styring av datamaskiner, noe som reduserer kostnadene for kontorer betydelig, da de kan kjøpe et nettverksbasert programvareprodukt i stedet for å måtte kjøpe flere kopier for individuelle datamaskiner. Nettverk gir også felles tilgang til skrivere, faksmaskiner og kopimaskiner.
Produktivitet
Datamaskiner i kontormiljøet øker produktiviteten betydelig. Datamaskinen på kontoret øker produktiviteten, ikke bare innenfor områder som tekstbehandling, datahåndtering og informasjonstilgang, men også i informasjonskapasitet, sortering og sluttlagring. Mengden tid de fleste kontorarbeidere bruker på datamaskinen har imidlertid gitt opphav til en rekke gjentatte belastningshelseproblemer på øyne, håndledd og hender.
