Nesten alle organisasjoner er avhengige av datamaskiner eller datastyrt utstyr for noen funksjon, og mange organisasjoner stole på at ansatte skal bruke datamaskiner hver dag. Til tross for prislappene disse maskinene har, gir de en avkastning på organisasjonens investering i form av effektivitetsgevinster, mer profesjonelle presentasjoner og enda bedre kommunikasjon.
Effektivitet
I dagene før datamaskiner ble allestedsnærværende i amerikanske organisasjoner, måtte ansatte i roller med komplekse funksjoner som regnskap og analyse ofte utføre avanserte beregninger med lite mer enn blyant, papir og kalkulator. Ansatte som hadde på oppgave å skape dokumenter måtte også skrive ut sine produksjoner for hånd. Datamaskiner introduserte et elektronisk element som gjør at ansatte kan lage digitale filer uten å skrive på papir, og elektroniske regneark tillater ansatte å utføre komplekse matematiske beregninger ved å bare skrive dem inn i maskinen. Når en 4-H forlengelsesorganisasjon i St. Paul, Minn.,. introduserte datamaskiner i 1986, ifølge Journal of Extension, realiserte agenter raskt effektivitetsgevinster ved å produsere treningsmateriell og til og med generere pressemeldinger.
profesjonalitet
Akkurat som datamaskiner gjør det mulig for ansatte å lage dokumenter mer effektivt, hjelper maskinene også medarbeidere å gi disse dokumentene et raffinert og profesjonelt utseende. I stedet for å sende inn et håndskrevet eller skrevet manuskript til en lokal avis eller publisering, kan ansatte for eksempel generere dokumentet i et program, sjekke elektronisk for stave- og grammatikfeil og sende dokumentet direkte til en redaktør. Salgspersonell kan bruke datamaskiner til å generere grafer og diagrammer som viser fordelene med sine produkter og tjenester, og presentatører kan bruke datamaskiner til å utvikle og levere profesjonelle, animerte og til og med interaktive lysbildefremvisninger.
Datadeling
I en liste over kontorfordeler som datamaskiner tilbyr, anerkjenner databehandlingswebområdet Spam Laws gjentatte ganger mulighetene for datamaskiner og nettverk for å lette informasjonsdeling. Medarbeidere på ett sted kan opprette elektroniske dokumenter, og ansatte på et annet sted - enda et annet land - kan hente dokumentet bare noen øyeblikk senere. Fordi elektroniske filer tar opp bare en svært liten mengde fysisk plass, kan ansatte også ta filer med dem når de reiser eller elektronisk får tilgang til dem fra en ekstern plassering.
Kommunikasjon
Datamaskiner aktiverer elektronisk kommunikasjon, og denne form for umiddelbar tilgang representerer nok en av de viktigste fordelene som datamaskiner kan tilby en organisasjon. Ved hjelp av elektronisk kommunikasjon som e-post, direktemeldinger og webcasts, kan organisatoriske ledere kommunisere med et stort antall ansatte i sanntid uansett fysisk plassering. Datamaskiner bidrar også til å lette elektronisk kommunikasjon med andre viktige interessenter som investorer og leverandører, og kunder kan bruke elektronisk kommunikasjon for raskt å få service eller til og med bestille. Datamaskiner kan til og med hjelpe organisasjoner med å redusere kommunikasjonskostnadene ved å legge til rette for videokonferanser som reduserer fysisk reise eller etablering av taleforbindelser som eliminerer behovet for tradisjonelle telefoner.
