En oppfinnelse som spiller en stor rolle i forretningsvirksomhet er tekstbehandleren. I utgangspunktet lansert på 1800-tallet i form av skrivemaskinen, gjør dagens databaserte tekstbehandlingsprogram jobben til arkivskapet, skrivemaskinen og blekkpennen kombinert. Sammen med de mange mulighetene, gjør brukervennligheten og overkommeligheten det til en fornuftig forretningsinvestering.
Gjør det enklere å lage maler
I en kontorinnstilling blir de mest brukte dokumentene ofte tilpasset individuelle scenarier. Dette gjøres vanligvis ved å lage maler ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare som MS Word eller Pages.
En mal er et dokument som er opprettet som utgangspunkt for fremtidige dokumenter. Sammen med fleksibiliteten til å legge til og fjerne data, tilbyr maler brukerne muligheten til å redigere og skrive ut flere kopier av viktige forretningsbrev, alle med forskjellig nøkkelinformasjon.
Gjør det enklere å lagre og sikre dokumenter
"Lagre" eller "Lagre som" -funksjonen som tilbys av tekstbehandlingsdokumenter, lar brukerne gi dokumenter minneverdige navn innenfor samme filplassering eller i forskjellige fillokasjoner. Når dokumenter lagres på en sikret datamaskin, er klientinformasjon beskyttet og lett å hente når som helst.
Passordbeskyttelsesfunksjonen som er tilgjengelig i åpne dokumenter, forhindrer uautoriserte endringer i viktige dokumenter. Dette kan vise seg å være nyttig hvis flere personer stoler på informasjonen i disse dokumentene for å utføre sine jobber (for eksempel medisinsk forsikringskravprosessorer som betaler krav i henhold til kontraktsavtaler med leger).
Sparer tid og miljø
Når tekstbehandlingsprogramvarefunksjoner brukes i forbindelse med gode organisatoriske ferdigheter, sparer dette brukertiden. I stedet for å bruke tidssortering og søker etter feilfilt eller feilplassert papirarbeid, gjør det mulig å finne filer enkelt ved hjelp av datamaskinens søkefunksjon.
Videre fordeler tekstbehandlingen miljøet ved å redusere mengden papirarbeid som trengs for å utføre daglige oppgaver (for eksempel arkivering, sending av brev, sending av møteagendene). Ved å sende dokumenter via en sikret e-post, reduseres kostnaden for porto og papiravfall betydelig.
