Den økte bruken av elektroniske systemer for regnskaps- og økonomistyring i bedrifter har redusert bruken av fysiske dokumenter i mange selskaper. Tilliten til digitale rekordstyringssystemer og økonomiske regnskapsprogrammer har gitt enkelte revisjonsfirmaer mulighet til å tilby papirløs revisjon til selskaper som primært driver et papirløst kontor. Modeller for en papirløs revisjon er etablert gjennom regjeringsforskrifter, revisjonsfirmaes foretrukne metoder og regnskapsorganisasjonsforslag.
tilgjengelighet
Bedrifter som velger en papirløs revisjon, kan gi økt tilgjengelighet til finansielle dokumenter og uttalelser for revisjonspersonell. Økt tilgjengelighet kan redusere mengden tid som kreves av regnskap og finansiell stab til å gi dokumenter til revisorer. Avhengig av sikkerhetskrav, kan tilgjengeligheten tillate revisor å gjennomføre sin vurdering utenfor forretningsenheten.
Sporingsevne
De fleste papirløse revisjonssystemer tilbyr rapporterings- og sporingsevner gjennom hele revisjonsprosessen. Ledere fra selskapet som revideres, samt revisjonsfirmaets ledelse, kan enkelt spore og overvåke hvert trinn i gjennomgangsprosessen. Denne økte sporing kan bidra til strømlinjeforming av ressursbehov og bidrar til å håndtere revisjonstidslinjen. Sporing og tidsstyring kan være avgjørende, spesielt for offentlige selskaper med SEC-mandatrapporteringsfrister.
Mindre avfall
Redusere behovet for duplikatkopier av finansielle dokumenter, lagringsanlegg og kontorrekvisita kan redusere mengden avfall som begge selskapene genererer. Papirløse revisjoner bruker mindre papir, blekkpatron, strøm og kontorrekvisita enn en tradisjonell papirkontrollert revisjon. Reduksjonen i papir og tilhørende forsyninger kan gi kostnadsbesparelser og en økologisk fordel. Dette grønne fokuset kan være viktig for bedrifter som ønsker å markedsføre sitt firma som miljøvennlig.
Raskere gjennomgang
En papirløs revisjon kan ta mindre tid enn en tradisjonell revisjonsprosess for papirspor. Finansielle dokumenter kan enkelt lastes for gjennomgang og analyse med større nøyaktighet. Elektronisk behandling av revisjonsoppgaver minimerer menneskelige feil og behovet for å manuelt skrive inn informasjon i et revisjonssystem. Når et revisjonselement er flagget for ytterligere gjennomgang, kan revisorene enkelt sende informasjonen til den økonomiske lederen for gjennomgang og tilleggsinformasjon. Elektroniske vurderinger kan ta mindre tid enn personlige fysiske møter med papirformularer. Mindre manuell arbeid og enklere vurderinger kan redusere total revisjonstidslinje.
Økt sikkerhet
Fysiske dokumenter er vanskeligere å sikre enn elektroniske dokumenter. Elektroniske data og dokumenter kan sikres gjennom passord og andre digitale sikkerhetsmetoder. Et elektronisk sporingssystem kan også notere hvem som har gjennomgått hvert dataelement for sikkerhetskontroll. Fysiske dokumenter kan kopieres, tapt eller plasseres på et usikkert sted. En papirløs revisjon øker sikkerheten til et selskaps finansielle system.
