Med den fortsatte teknologien har en av de siste trender i det 21. århundre vært det såkalte papirløse kontoret. Et papirløst kontor er egentlig ikke helt papirløst, men bruker ganske lite papir og konverterer så mye dokumentasjon som mulig til digital form. Et papirløst kontor har både fordeler og ulemper, som begge bør vurderes av en organisasjon som vurderer en overgang fra konvensjonell registrering.
Mer kompakt og effektiv
Digitale filer krever mye mindre fysisk plass enn papirfiler, og er mye enklere å holde orden på. I tillegg er arkiverte digitale filer lettere å få tilgang til enn arkiverte papirfiler. Digitale filer kan enkelt deles mellom mange brukere samtidig, og nås fra eksterne steder, og øker arbeidseffektiviteten.
Envionmentally Conscious
Færre papirfiler betyr mindre papir som brukes til duplikatkopier og for generell registrering. Denne faktoren gjør et papirløst kontor mer miljøbevisst i de fleste tilfeller. For elektroniske tidsskrifter og andre publikasjoner betyr publisering digitalt eliminering av blekk som inneholder tungmetaller, løsningsmidler og andre miljøfarlige stoffer.
Programvare og maskinvare bekymringer
Et papirløst kontor er bare like effektivt som programvaren og maskinvaren som brukes til å lagre postene, tillater arbeiderne å være. Programvarebrudd og utstyrsbrudd kan forårsake store forstyrrelser i arbeidet til et papirløst kontor. Vedlikehold av programvare og maskinvare til et papirløst kontor er også en bekymring; IT-ansatte eller konsulenter er ofte en nødvendighet, så vel som teknikere til å betjene maskinvaren med jevne mellomrom.
Dataregistrering feil og læringskurver
Som med enhver overgang innebærer overgangen til et papirløst kontor ofte en læringskurve, spesielt i et kontormiljø hvor ansatte ikke allerede er datamaskinkunnige. Datainngangsfeil kan være kostbart og kan føre til store problemer. I tillegg kan datainngang og arkiveringsfeil resultere i feilkategoriserende poster, noe som gjør det vanskelig eller umulig å finne dem på et senere tidspunkt.
Sikkerhetsproblemer
Digitale poster kan være sårbare for uautorisert tilgang, enten ved hacking eller ved laksesikkerhet fra ansatte. Spesielt med følsomme juridiske og medisinske journaler kan datatap føre til betydelig ansvar for det involverte selskapet, spesielt hvis uaktsomhet er implisert. Disponering av digitale poster gir en spesiell vanskelighet, spesielt i et delt nettverksmiljø. Hvis du bare sletter en fil, slettes ikke en digital plate helt, akkurat som å kaste et dokument i papirkurven, hindrer ikke noen andre fra å hente papiret senere.
