Administrativ assistenter og klubbsekretærer kan lagre møteminutter på en rekke måter. Det er best å ha både en elektronisk og en kopi, slik at man kan tjene som sikkerhetskopi for den andre hvis en kopi går tapt eller utilsiktet ødelagt.
Lagrer filen elektronisk
Lagre møte minutter på datamaskinen din på samme sted når organisasjonen har et møte. Gi det et lignende filnavn hver gang, slik at det er enkelt å finne den nøyaktige filen du trenger i fremtiden. For eksempel kan du få tittel for nonprofit-styremøter "Board_Minutes_21 April 2011", og deretter lagre den neste måned som "Board_Minutes_20 May 2011." Hvis du har forskjellige typer møter for å holde oversikt over minutter for, lagre hver i en annen mappe. Man kan være merket "Board Meetings" og en annen "Staff Meetings", som begge holdes i en "Møter" -mappe på datamaskinen din.
Online lagring
Lagre minuttene dine ved hjelp av en online dokumentlagringstjeneste. Disse tjenestene belaster vanligvis en avgift, men hvis datamaskinen eller serveren din går ned, kan du få tilgang til Internett fra et annet sted og hente filene dine.
prisene
Nettbaserte lagringsselskaper kan tilby en gratis prøveperiode for at du skal teste produktet. LiveDrive tilbyr for eksempel en gratis prøveperiode på to uker og koster $ 6,95 per måned for en datamaskinskopiering og $ 16,95 per måned for opptil tre datamaskiner for sikkerhetskopiering på nettet, fra april 2011. Begge planene har ubegrenset båndbredde (beløp du kan last opp og last ned). Elephant Drive har en 15-dagers gratis prøveversjon. Den tilbyr en individuell plan med opptil 100 GB lagringsplass for 2 datamaskiner for $ 9,95 per måned eller $ 99,50 per år. Familieplanen dekker opptil fem enheter, har opptil 500 GB lagringsplass for $ 19,95 per måned, eller $ 199,50 per år.
Hard kopier
Skriv ut en kopi av møtet minutter. Sett deltakere merket med måned og år for møtene i et bindemiddel. Sett inn kopien av minuttene i riktig måned og årsseksjon. Når bindemidlene fylles opp, merk ryggraden med minuttet i minuttene, og start et nytt bindemiddel. Vurder å holde to kopier av møteminutter lagret på to steder i tilfelle noe skjer med en av dem.
