Prosjektledelse vil på enkelte punkter kreve prosjektinnkjøp, som involverer organisasjonen å skaffe varer eller tjenester fra tredjeparter for å fullføre et bestemt prosjekt. Å skaffe disse varene eller tjenestene gir flere fordeler enn å produsere dem i organisasjonen, noe som bidrar til å holde prosjektkostnadene nede mens de fortsatt oppnår selskapets ønskede mål.
Eksterne ressurser
Prosjektinnkjøp handler ikke om å ta oversikt over ressursene som allerede er tilgjengelige i organisasjonen. I stedet innebærer prosjektinnkjøp å finne og skaffe de nødvendige ressursene, enten de er varer eller tjenester, som eksisterer utenfor organisasjonen som trengs for å fullføre et prosjekt.
Outsourcing
Mens begrepet er blitt kjent for noen, er outsourcing et verktøy for prosjektinnkjøp. En organisasjon kan ganske enkelt ikke ha arbeidskraften til å fullføre et prosjekt til tiden, noe som betyr at en plutselig økning i arbeidstakere er nødvendig. I stedet for å gå gjennom prosessen med å ansette og trene nye arbeidstakere, vil en organisasjon outsource arbeidet til en tredjepart. Den opprinnelige organisasjonen kan bruke outsourcet hjelp så lenge som nødvendig, og gir fleksibilitet. Organisasjonen trenger heller ikke å pådra seg kostnadene forbundet med å ansette og avfyring ansatte ettersom prosjektkravene endres.
Ekspertkunnskaper
Prosjektinnkjøp vil gi en organisasjon mulighet til å få hjelp fra kilder som har mer ferdigheter i spesialiserte områder. Det kan ikke være praktisk for en bedrift å ansette en gruppe bygningsingeniører, for eksempel, spesielt hvis ingeniørene er nødvendig bare på en og annen måte. Prosjektinnkjøp gir organisasjonen mulighet til å utnytte spesialiserte ferdigheter fra andre organisasjoner eller fagfolk som nødvendig for å fullføre et prosjekt. Den utleverte hjelpen kan også ha teknologi som ikke er praktisk for den opprinnelige organisasjonen å eie, men som er nødvendig for å fullføre et spesielt prosjekt. Disse outsourcede organisasjonene har råd til å ha teknologi og spesialiserte fagpersoner ved å kontrakt med mange organisasjoner som trenger tjenester.
Opprettholde fokus
Ved å opprettholde en organisasjons fokus, eller idealer som fremgår av organisasjonens oppdragssetning, samt de strategiske målene som er formulert fra oppdraget, vil organisasjonen bevege seg videre med hensikt. For å opprettholde dette fokuset, må en organisasjon kanskje kjøpe varer eller tjenester fra eksterne kilder i stedet for å produsere varene eller tjenestene selv. For eksempel vil en bilprodusent kjøpe dekk fra en dekkprodusent i stedet for å lage sin egen linje av dekk, og fokusere i stedet på produksjonen av kjøretøyene.
