Regelmessig planlagte medarbeidsopplegg er et viktig kommunikasjonsverktøy. I stedet for å stole på notater eller e-post, tar du en ansikt til ansiktstilnærming. Dette gir ikke bare muligheter til å gi relevant informasjon, men også å svare på spørsmål og avklare potensielle misforståelser. Imidlertid, i motsetning til andre typer møter, fokuserer orienteringsøkter typisk på forretnings- eller prosjektoperasjoner og varer ikke lenger enn 15 minutter til 30 minutter.
Grunnleggende regler
Selv om orienteringsøkter ofte er uformelle, bør grunnregler for god oppførsel og kommunikasjon fortsatt gjelde. En kort tidsramme gjør det viktig å etablere regler som sikrer at andre lytter når noen snakker, som holder kommunikasjon til det punktet og profesjonelle, og som oppmuntrer til spørsmål og produktiv tilbakemelding. I tillegg, fordi informasjonssamtaler fokuserer på å gi oppdateringer og annen relevant informasjon, bør ansatte forstå at dette ikke er stedet å diskutere selskapets retningslinjer eller beslutninger.
Arbeid fra en forhåndsbestemt agenda
Klargjør en agenda like før briefing begynner. Dette er nødvendig for å sikre at orienteringen inneholder både standardelementer og eventuelle nyheter. For eksempel kan en dagsorden for en forhåndsskiftpersonell briefing inkludere jobboppgaver, planlegging av justeringer og informasjon om hendelser som skjedde under forrige skifte. Du kan enten distribuere dagsordenen eller be ansatte om å ta notater. Målet er å holde deg på sporet og sørge for at orienteringen er gunstig.
Start med en Bang
Tilbring de første to minuttene av hver briefing energiserende og motiverende medarbeiderne. Begynn med gode nyheter, for eksempel gratulerer teamet til å møte salgsmål forrige dag, innbyd en ny ansatt eller annonsere datoen for en ansettelsesvurderingsdag. Ifølge Albert Mensah, en profesjonell trener og forfatter, er det ikke så viktig som det du snakker om, om det gir en motiverende effekt.
Reserve spørsmål til slutten
Reserve mesteparten av tiden for å distribuere informasjon. Fortell ansatte at du vil ta spørsmål og avklare informasjonen på slutten, ikke under samtalen. Dette er viktig både for å sikre at du holder deg innenfor tidsrammen og holder alles oppmerksomhet fokusert på informasjonen ved hånden. Hvis du ikke kan svare på et spørsmål umiddelbart, få svaret når orienteringen er over og følg opp så snart som mulig, spesielt for tidsfølsomme spørsmål.
