Som firma må du beholde visse typer papirarbeid på fil, for eksempel ansettelsesopplysninger og fakturaer, av både forretningsmessige og juridiske grunner. I noen tilfeller må en kjøpmann også beholde kopier av kredittkort kvitteringer for hånden over en periode. Lær når det er trygt å kaste disse kvittene i løpet av virksomheten.
Kredittkort kvitteringer
Etter at en kunde kjøper et produkt eller en tjeneste fra firmaet ditt ved hjelp av kredittkortet, må du vanligvis gi henne en trykt kvittering for sine poster - spesielt når det gjelder en ansikt til ansiktstransaksjon. Kvitteringen inneholder transaksjonsbeløpet, godkjenningskoden, navnet på kredittkortinnehaveren og et sted for kundens signatur. Du beholder også en kopi av den signerte kvitteringen for postene dine.
Hvorfor holde dem?
Hvis det oppstår en sak der kunden bestrider kredittkortet ditt fra firmaet, er du som selger ansvarlig for å bevise at den er gyldig. En av de første elementene kundens bank vil be om, er en kopi av kredittkortkvitteringen knyttet til transaksjonen. Leverandørleverandøren må også se den signerte kvitteringen for å kunne undersøke tvisten på dine vegne. Hvis kundenes tvist er godkjent fordi du ikke kan gi en kopi av det signerte salgskvitteringen, må du betale dyre tilbakebetalingskostnader og også miste salgsmengden, så vel som produktet eller tjenesten du solgte.
Når å kaste
På grunn av muligheten for tvister fra kunder er det ikke klokt å kaste ut et kredittkortkvittering bare fordi transaksjonen har ryddet selgerkontoen din - selv om du allerede har mottatt midler fra salget. Bankene gir vanligvis kunder omtrent 60 dager til å anklage et gebyr pr Fair Bill Billing Act. Det er et trygt alternativ for å beholde kredittkortkvitteringen i minst tre måneder. Hvis du trenger salgskvitteringene spesifikt for årsaker til inntektsskatt, bør du holde dem i hånden i minst seks år.
Lagre kvitteringer
Hvis du må beholde disse salgskvitteringene, må du lagre dem på en sikker, låst sted, siden de inneholder sensitiv kundeinformasjon. Hold disse sensitive dataene utilgjengelige for uvedkommende og utenforstående personer for å unngå problemer med kredittkortrelatert svindel eller identifisere tyveri. Din forhandleravtale kan angi spesifikke regler for hvordan du håndterer og lagrer sensitive kredittkortdata for kunder i henhold til retningslinjene for betalingskortindustriens retningslinjer for datasikkerhetsstandard. PCI DSS er en organisasjon som gir veiledning om styring av kundekredittkortdata.
