Møter kan være den mest produktive delen av dagen, eller et komplett sløsing med tid. Alt avhenger av møtets struktur, og på lederskapets ferdigheter som leder møtet. Hvis det er din jobb å sette opp et møte, er et av dine viktigste mål å lage agendaen. Riktig merking av dagsordensemner for møtet er viktig, da disse agendaene angir tonen for møtet og bidrar til å holde diskusjonen fra å gå i stykker.
Merk en agenda element som "informativ" hvis formålet er å gi en bakgrunn for de andre deltakerne på møtet. For eksempel kan et medlem av prosjektgruppen trenge å forklare omfanget av de foreslåtte programvareendringene ved et første kick-off-møte. Denne typen møte agenda element er informativ. Deltakerne trenger ikke å være enige eller uenige om dette elementet; de trenger bare å absorbere informasjonen.
Opprett rådgivende møtedagbøker for elementer som krever diskusjon, men forventes ikke å bli løst på møtet. Rådgivende dagsordensposter gir deltakerne en sjanse til å dele sine bekymringer og gi sine meninger om elementene som blir diskutert. For eksempel kan et møte om en foreslått oppgradering av maskinvare inneholde flere rådgivende agendapunkter, inkludert en diskusjon av maskinvareløsninger som vurderes. Prosjektlederen kan gi en kort oversikt over hver foreslått løsning, etterfulgt av en generell diskusjon av de resterende møtedeltakere.
Merk et møteagenda som "problemløsning" hvis det er meningen å faktisk komme til en løsning under møtet. Denne etiketten er basert på målet for det spesielle møtet du planlegger. Et dagsordneelement kan merkes som rådgivende på ett møte og problemløsning neste gang prosjektet beveger seg fra start til oppløsning. For eksempel kan den rådgivende dagsordenen om maskinvarevalg vende seg til problemløsing ved neste møte, når deltakerne blir bedt om å faktisk velge en maskinvareløsning.
Opprett et møteagendaelement som er merket "forespørsel om hjelp" hvis det er meningen å spørre de andre møtedeltakerne om hjelp. Disse elementene kan fungere som oppfølginger for neste møte, med hvert medlem av prosjektgruppen å gi en oppdatering og gi resten av laginformasjonen om status for prosjektet.
