Det er viktig å vite hvordan du skriver et godt utformet forretningsbrev. Hvis du søker om en jobb, ber om et møte eller sender et forslag, vil du forsikre deg om at du har brukt riktig forretningsbrevformat og at brevet ditt er feilfritt og klart skrevet. Du vil også sørge for at den når den riktige personen. En god måte å gjøre dette på er å legge til en "oppmerksomhetslinje" i brevet.
Hvor går oppmerksomhetslinjen?
Et formelt forretningsbrev starter med ditt navn og adresse i øverste venstre hjørne, deretter datoen og mottakerens adresse. Hvis du bestemmer deg for å inkludere en oppmerksomhetslinje, sett den inn rett etter den andre adressen.
En oppmerksomhetslinje er forskjellig fra en emnelinje. En oppmerksomhetslinje leder brevet til en mottaker ved enten å bruke sitt fulle navn eller deres tittel. Det er mest sanselig å bruke en oppmerksomhetslinje når du bare kjenner mottakerens tittel og ikke deres fulle navn.
En faglinje, derimot, erklærer hensikten med brevet. Av og til er disse nyttige hvis du ikke kjenner mottakerens navn eller tittel. Deretter kan du bruke en emnelinje som, Emne: Søknadsbrev for markedsføringsintern.
Eksempel på en oppmerksomhetslinje
Oppsettet for et forretningsbrev med en oppmerksomhetslinje ser slik ut:
Eksempel:
Navnet ditt
Adressen din
Telefonnummeret ditt
Dagens dato
Selskapets navn
Firma adresse
Oppmerksomhet: Direktør for markedsføring
Brevet ville følge.
Når du trenger en oppmerksomhetslinje
Det er noen grunner til at en oppmerksomhetslinje er en god ide for et forretningsbrev.
- Du vet ikke navnet på personen som skal motta brevet, men du kjenner hans eller hennes tittel. I dette tilfellet vil oppmerksomhetslinjen bare inneholde tittelen. Oppmerksomhet: Direktør for markedsføring
- Du vil at brevet skal leveres til en bestemt person i et selskap.
- Du vil at brevet skal nå mottakeren raskere.
Når en oppmerksomhetslinje er unødvendig
Oppmerksomhetslinjer er mest nyttige hvis du ikke vet navnet på personen som skal motta brevet. Så er det fornuftig å skrive Attention: Direktør for markedsføring. Det ville se dumt å skrive Kjære direktør for markedsføring. En oppmerksomhetslinje er mer fornuftig når du bruker tittelen alene.
Når du kjenner mottakerens fulle navn og tittel, er det standard å utelate oppmerksomhetslinjen og bare inkludere navn og tittel både i selskapets adresselinje og i hilsen.
Eksempel:
Ditt navn og din adresse
Dato
Barry Botts
Markedsdirektør
Navn og adresse på selskapet
Kjære Mr. Botts:
Bruk kun oppmerksomhetslinjer når det er nødvendig. De er ikke standard praksis, men kan fungere godt hvis du ikke kjenner mottakers navn, men vet deres tittel.
