Sammenlignet med faksing, er e-post en mer praktisk metode for å få informasjon fra ett punkt til et annet.Men du bør ikke fase ut faksmaskinen som et viktig kontorverktøy ennå. Sikker, det er en og annen fastkjørt maskin, opptatt signal og manglende side, men faksmaskiner er verdt å bruke og har fordeler: Større dokumenter kan sendes, noen ser dem som en mer profesjonell form for forretningskommunikasjon, og signerte signaturer på fakser er legitime.
Skriv navnet på mottakeren og avsenderen av faksen i Til og Fra-seksjonene på faksdekselet.
Skriv telefon og faksnummer i riktig faks- og telefonnummer. Enger. Dette er nyttig hvis mottakeren må ringe eller fakse tilbake.
Sett inn det totale antall sider som er inkludert i faksen, inkludert dekselet i Totalnr. av sider eller nr. av dekselet. Dette forteller mottakeren hvor mange sider de kan forvente å motta i faksen.
Skriv ett til tre ord som beskriver formålet med faksen i RE-delen av forsiden. Ta med et referansenummer hvis det er aktuelt.
Fyll inn den aktuelle boksen eller sirkel passende ordbeskrivelse som angir hvor raskt faksen eller svarresponsene dine er fra mottakeren.
De fleste fakser inkluderer responsbeskrivelser, for eksempel: For gjennomgang (ingen handling nødvendig), Vennligst kommenter (svar nødvendig), Haster (håndter umiddelbart), Konfidensielt (kun for visse øyne), eller Vennligst svar (svar nødvendig).
Skriv eventuelle tilleggsbeskrivelser eller instruksjoner som du vil at mottakeren skal lese eller være oppmerksom på i blanke bunnseksjonen (Kommentarer) på faksdekselet.
Sett inn datoen du sender faksen øverst på arket, etter å ha gjennomgått faksen, og sørg for at alle relevante deler av omslaget er fullført.
Tips
-
Skriv ut tydelig og lesbart for å sikre at dekselet er lesbart.
Bruk blått eller svart blekk hvis omslaget skannes eller kopieres.
Advarsel
Unngå å sende konfidensiell informasjon via faks. Det er ingen måte å vite hvem som er i den andre enden.
