For enhver organisasjon er det å feire en byggeplassering som er kulminasjonen av år med arbeid og planlegging. Det er mange måter å planlegge denne herdingen på. Nyt tiden brukt kreativt å avgjøre hvilke komponenter som passer best for arrangementet ditt. Vil det være et bånd skjæring? Hva med en lunsj? Vil du inkludere en religiøs komponent? Mange av disse ideene kan være avhengig av budsjettet ditt, men er verdt å utforske. Når du har noen retningslinjer på plass, start planleggingsprosessen.
Still inn dato flere måneder i forveien. Koordinere med byggentreprenøren din på en forventet sluttdato. Sjekk lokale byggforskrifter - det kan hende du må ha et sertifikat om belegget som skal utstedes før du juridisk kan være vert for et arrangement i den nye bygningen. Hvis du planlegger et fellesskapssammenheng, kan du sjekke kalendere til andre grupper eller institusjoner, slik at du ikke overbooker prime datoer.
Forbered gjestelisten flere måneder i forveien. Varsle invitert VIPs av datoen og gi dem beskjed om at du vil reservere parkeringsplasser og spesielle sitteplasser for dem. Estimere antall gjester som deltar: Se nøye på listen din og sannsynligheten for at folk deltar. Vanligvis, jo større gjestelisten, jo lavere prosentandel av oppmøte. For lister over 500 eller flere gjester er 25 prosent oppmøte et startestimat. Caterers er en informert ressurs for å estimere antall gjester som skal delta.
Flere måneder på forhånd, inviter medlemmer av prestene og andre høyttalere du håper vil delta i tjenesten.
Send ut "lagre dato" merknader per post til hele gjestelisten opptil to måneder i forveien.
Bestill og møt med caterer så tidlig som mulig. Ta beslutninger om romplanlegging, meny, utstyrsbehov, parkering, blomsterarrangementer og servicepersonell.
Bestill utstyrsleie og tjenester. Begynn å planlegge møter for hver av dem flere måneder i forveien. Disse kan omfatte utstyr (stoler, bord, sengetøy, scene, lydsystem og podium), betjent, blomsterbutikker, musikere, skriver og fotograf. Begynn å jobbe med alle medier som kan dekke arrangementet.
Mail invitasjoner tre uker før arrangementet. Hand-adresse hvis mulig.
Bekreft med tjenesteleverandørene to uker i forveien og dobbeltkryss alle detaljer. Lag en detaljert tidsplan for hendelser for hendelsesdagen og distribuere til tjenesteleverandører. Inkluder kontaktinformasjon med mobilnumre. Programmer eller bestillinger av service bør gå til skriveren to uker før arrangementet.
På dagen før arrangementet, reserver parkeringsplass for VIPer, presteskap og cateringfirmaer med trafikkkegler og reserverte parkeringsskilt. Hent program / bestillinger av service fra skriveren. Motta leieartikler og start installasjonen. Kontakt mediemedlemmer på nytt og reserver parkering for dem om nødvendig.
På dagen for arrangementet, arbeid planen og avhengig av fagfolkene du har ansatt for å gjøre jobben sin.
Tips
-
Design dedikasjon for å respektere hensikten med bygningen. For eksempel kunne studentene spille meningsfylte roller i innvielsen av en ny skolebygning, eller gjestene kunne bli invitert til å kaste wildflower frø ved innvielsen av et offentlig hagesenter. Hvis penger til den nye bygningen ble donert, planlegger å ha en privat "snikke" fest for givere natten før engasjementet.
