Å holde ansatte på sporet kan være en vanskelig bedrift, spesielt hvis de har flere oppgaver å jonglere. Planleggingsoppgaver i forveien sikrer imidlertid at ansatte aldri blir blindet av plutselige forfallsdatoer, og at arbeidsbelastningen er delt jevnt over hele laget ditt. Det er flere måter å planlegge oppgaver på, avhengig av arten av bedriften din og dine personlige preferanser.
Del dine viktige oppgaver i daglige, ukentlige og månedlige kategorier. Tilordne en dag hver uke for å dekke ukentlige oppgaver og en dag hver måned for de månedlige oppgavene. Dette bryter opp noe som butikkvedlikehold, for eksempel, mens du sørger for dype rengjøringsoppgaver fremdeles.
Gi hver av dine ansatte en sjekkliste for daglig oppgaver. Denne listen skal inneholde alt arbeideren forventes å gjøre den dagen. Oppdrag kan inneholde ting som å rydde butikken, tilbakestille visuelle skjermer eller regelmessige vedlikeholdsoppgaver. Om ønskelig, la ansatte dele opp disse oppgavene mellom seg selv, men de ser det som passer.
Arbeid med ledere eller skiftledere for å fastslå en realistisk arbeidsbelastning for hver ansatt. Det er viktig å holde ansatte opptatt uten å overvelde dem, og direkte ledere vil ha bedre innspill til hva som vil medføre.
Plasser de viktigste oppgavene nær fronten av listen. Godta at ansatte ikke alltid kan fullføre oppgavene du planlegger. Med det for øye, sørg for at de starter med de tingene som absolutt må gjøres.
Gi utkast til oppgavelister til ansatte og be om tilbakemelding om de føler at timeplanen er realistisk og rettferdig. Dette er en utmerket måte å få dine ansatte involvert i viktige beslutningsprosesser.
Utfør regelmessige "sjekker" med ansatte for å sikre at oppgavene blir fullført. Du bør også snakke med ansatte for å forstå om de er kjent med oppgavene du trenger dem til å fullføre. Dette er viktig da oppdrag og forventninger ofte kan gå tapt i oversettelse, da de blir viderekoblet gjennom flere lag av ledelse.
Tips
-
Mens en enkel trykt sjekkliste ofte er nok for små bedrifter, kan det være lurt å investere i oppgave / produktivitetsspesifikk programvare hvis du har en stor arbeidsstyrke.
