Hver bedrift og person som arbeider med publikum, må kommunisere med publikum på et tidspunkt. Men det er ikke ideelt for en fest å dele sine ressurser mellom sin primære virksomhet og forklare den virksomheten til verden - det er der PR-byråer kommer inn. En PR-byrå som er verdt sitt salt, vil bruke en rekke metoder for å bli et effektivt ansikt og stemme for klienten representerer den.
Komme på samme side som klienten
Før en PR-byrå kan få ut meldingen på vegne av en klient, må den finne ut hva den meldingen er. PR-representanter setter seg sammen med sine kunder i begynnelsen av et forhold for å finne ut hva de kan om deres virksomhet. For virksomheter inkluderer denne informasjonen deres generelle oppdragsgiver, produkter, tjenester og hvordan de bringer dem til markedet. For offentlige figurer, som inkluderer informasjon om personens profesjonelle prosjekter, samt personopplysninger som kan påvirke den offentlige mening. For alle klienter etablerer byrået protokoll for utveksling av informasjon slik at det aldri går glipp av en sjanse til å presentere nye utviklinger for allmennheten.
Skrive Pressemeldinger
Det grunnleggende produktet som kommer ut av PR-byråer, er pressemeldingen, informasjon om selskapet som er gitt til nyhetsbyråer for publisering. Nyhetsbyråer liker å ha pressemeldinger, spesielt på sakte nyhetsdager, fordi det betyr mindre arbeid for å fylle plass i papiret. Forholdet er at pressemeldingen skal kreve få redigeringsendringer - ellers vil nyhetsredaktører ikke vil kaste bort dyrebar tid på hva som antagelig er uønsket informasjon. En måte å måle kvaliteten på et PR-byrå på, er å spørre om pressemeldinger og undersøke dem mot retningslinjer for Associated Press-stil. Hvis utgivelsene knapt kan skilles i format fra virkelige nyhetsartikler, og du fortsatt går bort med et positivt inntrykk av organisasjonen som er representert i utgivelsen, har byrået gjort jobben sin bra. Men i motsetning til en faktisk nyhetsartikkel, er det ikke viktig at en pressemelding inneholder nøyaktige sitater. Ofte skriver PR-forfatteren sitater - men bare på vegne av klienter - og søker godkjenning fra klienten før pressemeldingen sendes til nyhetsbyråer.
Etablere forhold til nyhetsbyråer
PR-byråer bør holde en liste over nyhetsbyråer som de sender pressemeldinger til. Men, viktigere, etablerer PR-fagfolk samtaler med journalister som søker informasjon om en klient for en artikkel. PR-fagfolk er inngangsporten for all informasjon som kommer ut av organisasjonen de representerer. Det betyr at et PR-byrå vil være journalistens første kontakt for informasjon om klienten, og byrået vil enten fungere som talsmann for klienten eller sette journalisten i kontakt med den rette personen i klientorganisasjonen. Noen ganger fungerer en medarbeider med byrået som en tredjepart i et intervju for å veilede spørsmål og svar i en positiv retning.
Administrere sosiale medier
Med utviklingen av sosiale medier har rollen som PR-fagfolk utvidet til å inkludere kunders representasjon online. Hvis en klient har en blogg, Facebook eller Twitter-profil, bør PR-byrået ha tilgang til det; Hvis klienten har ingen, bør byrået etablere en. I motsetning til pressemeldinger, er sosiale medier tilstedeværelse direkte til publikum. Som et resultat, trenger byrået ikke å bekymre seg for å overholde nyhetsformat eller virke forutinntatt på vegne av klienten, fordi ingen forventer at en offentlig person eller selskap ikke skal tøffe sitt eget horn. Som talsmannens plikter eller sitater i pressemeldinger, bør sosiale medier oppdateres som om informasjonen er direkte fra klienten, i motsetning til perspektivet til en ansatt tredjepart.
