Å starte eller drive en bedrift er et spennende eventyr som tar med seg en rekke oppgaver, for eksempel å holde styr på den økonomiske helsen til organisasjonen. Det er mer enn én tilnærming til økonomistyring, så det er avgjørende å velge riktig grunnlag for regnskap for organisasjonen din for å få et nøyaktig bilde av økonomiske trender og gjøre prognoser for virksomheten din. Metoden for regnskap du bestemmer deg for kan også påvirke når eiendelene dine er flytende. Enten du bruker en regnskapsfører eller sporer inntekter og utgifter selv, velg bare én metode for regnskap og hold deg til den for konsistens og nøyaktighet.
Grunnlag for regnskap
De to typer regnskap som de fleste bedrifter bruker, er periodisering og kontantbasert metode. Noen bedrifter benytter den modifiserte kontantbaserte metoden, som kombinerer prinsipper fra både periodisering og kontantbaserte metoder.
Mens hver metode for regnskapsmessig registrering av eiendeler, gjeld og egenkapital, avviger de når hver registreres, og påvirker dermed det økonomiske øyeblikksbildet av en bedrift på et gitt tidspunkt.
De tre hovedkomponentene i den grunnleggende regnskapsformelen (som må balanseres til enhver tid) er som følger:
- Eiendeler: Eiendeler refererer til materielle og immaterielle eiendeler i en bedrift, for eksempel kontanter, land, lager, bygninger, kundefordringer, investeringer og andre økonomisk levedyktige gjenstander. Eiendeler like forpliktelser pluss egenkapital.
- gjeld: Gjeld refererer til en finansiell forpliktelse for en bedrift til å betale sine kreditorer for gjeld, opptjente lønninger og lån.
- Egenkapital: Eierandel eller egenkapital refererer til overskuddet som er tilgjengelig. Egenkapital pluss forpliktelser lik eiendeler.
Periodisering av regnskaper
Periodiseringsmetoden for regnskap rapporterer inntekter i resultatregnskapet når de er opptjent og samsvarer med utgiftene når kostnadene oppstår, ikke når regningene betales. Periodisering av periodisering resulterer i en resultatregnskap som gir en nøyaktig representasjon av lønnsomheten til virksomheten din i en bestemt periode. For eksempel, hvis en salgsrepresentant lager et stort salg 15. desember, men ikke forventer å motta betaling til 15. januar i det neste kalenderåret, registrerer opptjeningsmetoden salget som omsetning i desember.
På samme måte, hvis et stort prosjekt krever bestilling av materiale denne måneden, registrerer opptjeningsmetoden for regnskapet fakturaen som en kostnad, i stedet for å vente til den er betalt. Denne metoden bidrar til å holde oversikt over pengene du trenger å reservere for å betale fakturaen. Det bidrar også til å unngå feil der du ved et uhell kjøper noe med penger som allerede er utpekt til et annet formål.
Hvis utgifter påløper på grunn av innkommende inntekter, for eksempel leveranser som trengs for å installere møbler, bestiller kunden disse utgiftene, og registreres med inntektene i stedet for oppført separat, noe som gir et rimelig nøyaktig bilde av hvilken kapital som vil være tilgjengelig etter gjennomføring av prosjektet. Dette er praktisk fordi det holder både eiendeler og gjeld fra å bli oppblåst, noe som kan skje når de registreres separat. Det gjør også sporingsmarginene enkle og raske fordi inntekter og kostnader for det samme prosjektet spores sammen.
Mens opprettholde et bredt og langsiktig perspektiv på økonomi er nyttig i forretningsregnskap, er periodiseringsmetoden ikke uten sine ulemper. Periodiseringsregnskap krever mer estimering og gjetning enn kontantregnskap, som kun omhandler inntekter og utgifter som de oppstår. Det er for eksempel mulig å telle inntekt før den faktisk er på bankkontoen din og deretter bruke den, sende en ny bedrift til det røde eller til og med konkurs.
Opptjeningsmetoden tar også mer tid og er best overvåket av en profesjonell regnskapsfører som vet hva som er tilfelle og hvordan man bruker regnskapsmetoden for regnskapsføring nøyaktig. Et klossete regnskapsområde som best er overlatt til fagpersoner, er å estimere dårlig gjeld eller inntekt som ikke er sannsynlig å komme gjennom. Mens virksomheten din trolig har mest pålitelige kunder som betaler sine regninger raskt, vil det være de som betaler sine regninger sent eller ikke i det hele tatt. En profesjonell regnskapsfører vet hvordan å estimere disse tapene for å gi deg et relativt nøyaktig bilde av bedriftens økonomiske helse.
Kontantgrunnlag for regnskap
Kontantgrunnlaget for regnskapsposter inntekt når penger mottas og utgifter når de blir betalt. For eksempel, tenk at virksomheten din kjøper 75 rørledninger til et kommende byggeprosjekt, men fakturaen kommer ikke fram til en måned etter at du mottok varene. Bankkontoen din er litt slank, og så venter du en uke til å betale fakturaen etter at den er mottatt. Du registrerer ikke utgiften før den tiden, selv om virksomheten din kanskje allerede har plassert røret i byggeprosjektet. For en liten bedrift kan det føles som en lettelse å ikke ta opp en kostnad før den er betalt, men det kan også føre til at du ved et uhell overskrider budsjettet og ikke kan betale penger du skylder deg til en kreditor omgående.
De samme prinsippene gjelder for inntekter. For eksempel signerer du en kontrakt med en ny klient som samtykker i å betale virksomheten din flere tusen dollar ved gjennomføring av et stort prosjekt, noe som vil ta deg et par måneder å fullføre. I mellomtiden må bedriften kjøpe materialer og fullføre arbeidet, noe som er en utgift. Ved å bruke kontobasisen for regnskap, har du bare de midler som er tilgjengelige på bankkontoen din for å kjøpe forsyninger. Mens du ikke ved et uhell vil gå inn i det røde med banken, vil du få et oppblåst bilde av utgiftene nå og et oppblåst bilde av inntektene dine i løpet av to måneder når prosjektet er fullført. Dette gjør enhver oversikt over kontanter tilgjengelig for virksomheten din unøyaktig og upålitelig.
Mens kontantbasert regnestyksmetode ikke er like nøyaktig som periodiseringsgrunnlaget på lang sikt, er det en fordel at det ikke krever så mye wiggle-rom som periodiseringsgrunnlaget. Estimeringen som kreves av periodiseringsgrunnlaget, brukes mest trygt av en virksomhet som er lønnsom, med tilstrekkelig finansiell innflytelse til å dekke utgifter før inntekt mottas. Din virksomhet kan starte med kontantbasert metode for regnskap og deretter, ved hjelp av en profesjonell revisor, flytte til periodiseringsgrunnlaget etter hvert som egenkapitalen øker.
Endret kontantgrunnlag for regnskap
Den endrede kontantgrunnlaget for regnskap kombinerer styrken til både periodisering og kontantgrunnlag for regnskap. I denne metoden er inntekt dokumentert som den er opptjent, ved hjelp av periodiseringsmetoden. Samtidig blir utgifter dokumentert når de betales, som i kontantermetoden. Selv om den modifiserte kontantbaserte metoden ikke overholder allment aksepterte regnskapsprinsipper eller GAAP, tror noen bedriftseiere at det samler det beste fra begge hovedmetoder for regnskapsføring.
For eksempel, hvis du kontrakt om å bygge et hus i oktober som vil bli ferdig i januar, er inntektene registrert i oktober. Byggematerialene som er kjøpt til ferdigstillelse av prosjektet, registreres gradvis gjennom hele prosjektet.På denne måten opprettholder bedriften din en nøyaktig oversikt over inntekt og salg, samtidig som man har fleksibilitet til å holde eiendelene flytende så lenge som mulig under selve byggeprosessen. Følgelig kan den modifiserte kontantgrunnlaget for regnskap være nyttig for noen små bedrifter som har store prosjekter som kommer inn, uten at den store bankkontoen samsvarer.
Den viktigste ulempen med den modifiserte kontantbaserte metoden for regnskapsføring er når en ekstern agent eller revisor undersøker bedriftens finansielle poster. Fordi denne metoden ikke samsvarer med GAAP, må du gå tilbake og konvertere alle dine poster til enten kontantbasert metode eller opptjeningsbasert metode for regnskapsføring. Dette overskytende arbeidet vil koste organisasjonen tid og penger på lang sikt.
