Å utarbeide en rapport om menneskelige ressurser krever kunnskap om alle fagområdene i HR-feltet, samt forståelse av arbeidsplassens behov, prestasjoner og forretningsstrategi. Menneskelige ressursrapporter kan tjene samme formål som en HR-revisjon. I en HR-revisjon er sysselsettingsposter, prognoser, trender og ledelse viktige deler for å bestemme avkastningen på investeringer i human resources-avdelingen.
Diskuter med HR-direktøren eller selskapets administrerende direktør formålet med en HR-rapport. Bestem om rapporten skal adressere et bestemt område, noen eller alle de menneskelige ressursavdelingsfunksjonene. Spør hvem som vil motta rapporten, fordi det kan avgjøre hvilken type konfidensiell informasjon som skal offentliggjøres.
Be om arbeidstakerstatistikkdata fra personellinformasjonssystemets stab eller IT-leder. Basert på hva din HR-rapport dekker, kan det hende du må at dataene skal sorteres etter ulike variabler, som fast eiendom og ytelse, avdeling eller divisjon og lønn. Hvis du bygger en rapport for å undersøke din likestillingsansettingspolitikk, vil det være nødvendig med ytterligere sortering basert på rase, kjønn, alder, veteranstatus og funksjonshemning.
Gjennomgå ansattes data for nøyaktighet og fullstendighet. Foreta korrigeringer og, om nødvendig, be om en korrigert versjon av arbeidstakertellingene. Informasjon som stillingsstilling, oppdrag, rase, kjønn, avdelingsoppgaver, oppmøte og ytelse må være nøyaktig for å utarbeide en omfattende rapport.
Samle kopier av sysselsettingsskjemaer. En omfattende HR-rapport omhandler retningslinjer og prosesser, derfor gjennomgå skjemaer som brukes for alle typer arbeidstiltak. Samle applikasjoner, rekrutteringsevalueringsskjemaer, ytelsesvurderingsdokumenter, disiplinær- og granskningsrapporter, ansattes konfidensielle informasjonsskjemaer og en kopi av arbeidstakerhåndboken din.
Skriv en oversikt over fokusområder. Foreslåtte områder inkluderer: lovgivning som påvirker endringer i ytelser til ansatte; ansettelsestrender knyttet til den multigenerasjonelle arbeidsstyrken; trening og utvikling for suksessplanlegging; salgsfremmende og faglige utviklingsmuligheter som er bevist effektivt på arbeidsplassen din; og analyse av bedriftsomsetning i forhold til andre næringer og virksomheter.
Utfør forskning om områdene du har tenkt å analysere. Les artikler, statistikk, data og handelskort for informasjon om beste praksis for menneskelige ressurser for hvert fokusområde. Forbered en fil for hvert emne, og plasser forskningen og relevant informasjon om arbeidsplassen din i hver fil. Organisering av forskning og data på denne måten gjør det lettere å fokusere på ett emne om gangen.
Konstruer en skriftlig analyse for hvert fokusområde - ett område om gangen. Ideelt sett vil analysen inneholde en forklaring på arbeidsplassdataene, en sammenligning av dataene med tidligere praksis og nåværende ansettelsestrender og en anbefaling for forbedring i hvert område av menneskelige ressurser og sysselsettingsfunksjoner.
Utkast til en introduksjon til HR-rapporten. Forklar formålet med rapporten, til hvem rapporten er distribuert og ønskede resultater. Skriv ut utkastet med så mye detaljer som mulig, men hold hele introduksjonen til omtrent tre sider. Et godt utarbeidet sammendrag blir vanligvis utarbeidet etter at rapporten er fullført, omtrent som det sammendrag av en forretningsplan. Leseren skal kunne lese introduksjonen og forstå temaet for hvert avsnitt i rapporten.
