Enten du organiserer en forretningsferdighet, kaster en fest for en veldedig organisasjon eller vert for en politisk konferanse, som viser riktig respekt og vennlighet til alle dine gjester, sikrer at arrangementet ditt blir en suksess. Innbydende fremtredende gjester krever imidlertid mer planlegging og oppmerksomhet. Fra middagspakke til innledende taler til innkvartering, er det viktig å hjelpe gjestene til å føle seg komfortabel, respektert og verdsatt. Samtidig kan selv fremtredende gjester bli slått av ved gushing eller konstant press for å imponere. Planlegg arrangementet ditt slik at gjestene har tid til å slappe av og lade opp mellom møter, måltider og økter.
Hils din gjest personlig. Enten du møter en fremtredende gjest på flyplassen eller like før et formelt forretningsmøte, hilser du med et vennlig håndtrykk og en kort introduksjon. Fortsett å introdusere noen av dine medfølgende medarbeidere til din gjest. For eksempel kan du si, "MsViktig gjest, jeg vil gjerne introdusere deg til organisasjonens annonseringsrepresentant, Mr. Jack Jackson."
Present gjesten din med en hendelsesagenda som beskriver møtider og steder, organiserte måltider, gruppevirksomhet og nedetid. Bli kjent med gjesten din med møtet eller arrangementet, og fortsett å introdusere henne for å knytte deg til å støte på under prosessen.
Gjør din gjest så komfortabel som mulig. Hvis arrangementet ditt krever overnatting, må du reservere rommet på forhånd. Har en kopi av hendelsesagendaen i rommet, samt kontaktinformasjon for deg selv og andre arrangementplanleggere. Sørg også for at møterommene er rene, organisert og godt merket.
Følg sittegruppe for formelle middagsfest. Din fremtredende gjest bør sitte til høyre for verten. Stedkort kan brukes til å identifisere sitteplasser for gjester.
Skriv og utfør en kort men profesjonell tale for å introdusere din fremtredende gjest hvis han er planlagt å snakke på et møte, lunsj eller middag. Ellers velkommen gjesten din med kortfattede bemerkninger om hans stilling eller æresbevisning på ethvert møte eller arrangement der han er deltaker. For en innledende tale må du forberede deg på forhånd, utvikle en kort biografisk skisse av høyttaleren din ved å undersøke hans legitimasjon, prestasjoner og æresbevisninger. En innledende tale skal adressere emnet ved hånden, relevansen av emnet og en kort oversikt over legitimasjonene til høyttaleren. Lagre navnet sitt for sist, både for å bygge fart og som et signal til publikum for å ønske gjesten velkommen.
