Det "papirløse kontoret" kan aldri bli 100 prosent realisert. Til tross for kraftig bruk av datamaskiner, krever nesten alle bedrifter fortsatt noen papirdokumenter. Dette gir en utfordring når datamaskinavhengige bedrifter må grensesnitt med data fra papirbaserte skjemaer. "Konvertering" av fysiske data til virtuelle systemer kan oppnås ved manuell dataregistrering, dokumentavbildning og optisk gjenkjenning.
Elementer du trenger
-
Papirdokumenter
-
Budsjett for utstyr og personell
Definer dine forretningsmål og behov. Bestem om du tar inn kundebetalinger, behandler programmer eller arkiverer interne dokumenter. Finn ut om du trenger å lagre faktiske bilder av dokumentene for elektronisk lagring, eller du trenger bare å fange de papirbaserte dataene inn i en database. Å gjøre disse bestemmelsene vil hjelpe deg med å bestemme hvilket databehandlingssystem som passer best for dine behov.
Forskningsbedrift programvare løsninger. Be om programvare og leverandør referanser fra selskaper som gjør lignende datafangst til hva du har tenkt å gjøre. Spør om du kan besøke arbeidsplasser som gjør den typen papir-til-elektronisk konvertering du har tenkt å gjøre. Den beste måten å velge et system på er å se det i aksjon. Hvis du bare fanger et lite volum data fra skjemaer, kan du komme unna med en person som skriver data inn i et Excel-regneark. Men i moderne virksomhet er dette sannsynligvis ikke tilfelle. Du vil sannsynligvis trenge å finne et programvare system, og kanskje til og med ny maskinvare, hvis dokument / bildeopptak er en del av planen din.
Sammenlign programvareløsningene du har forsket, og velg en. Ta kontakt med leverandøren eller programvareleverandøren for å starte prosessen med å kjøpe systemet og ha det installert. Det første trinnet, vanligvis kjent som en "oppdagelse", er når selgeren reiser til nettstedet ditt for å avgjøre dine eksakte behov og den beste løsningen for dem.
Fortsett engasjert med selgeren under oppdagelsen og gjennom hele installasjonen. Still mange spørsmål, og ta eierskap av prosjektet; oppfordre alle ansatte som skal utføre dokumentinnsamling og datainngang for å gjøre det samme.
Test systemet helt. Hvis det er noen feil eller feil i løsningen, er det best å finne dem mens leverandøren er på stedet. Dette vil gjøre feilsøking og oppløsning mye raskere.
Tips
-
Arbeid med en anerkjent leverandør, og prøv å be om tilbakemelding fra en av leverandørens tidligere kunder.
