En kapasitetserklæring er en kort redegjørelse som beskriver et selskaps evner, kompetanse og erfaring. Det brukes av selskaper som prøver å kontraktsarbeid med et regjeringskontor. Det forteller regjeringskontoret hvem selskapet er, hva selskapet gjør og hvorfor regjeringen skal ansette selskapet.
Hold det kort
Kvalitets uttalelser bør være spesifikke, men korte. De skal skrives på forretningsmessig brevpapir med selskapets logo på skjemaet. De bør være begrenset til en side. En kapasitetserklæring skal skrives slik at leseren er interessert i den oppgitte informasjonen. Hver gang et selskap søker om en statlig jobb, skrives en ny kapasitetserklæring.Dette gjør det mulig for kort uttalelse å være ment for den spesielle jobben selskapet søker for hver gang. Bulleted uttalelser og korte setninger fungerer ofte godt for disse uttalelsene fordi de er korte, men konsise.
Vær spesifikk
En kapasitetserklæring forteller om selskapets grunnleggende informasjon, inkludert plassering og kontaktinformasjon. Det tillater også et selskap å være spesifikk på aspekter som setter selskapet fra hverandre. Disse uttalelsene begynner med en introduksjon, og omfatter da vanligvis tre seksjoner: kjernekompetanse, tidligere ytelse og differentiatorer. Introduksjonen forteller hvem du er og hvorfor organisasjonen skal ansette firmaet ditt. Kjernekompetanse forteller om selskapets kompetanse som er spesifikt skrevet for den jobben den søker om. Den siste ytelsesdelen beskriver spesielt lignende arbeid organisasjonen har gjort og måten den relaterer seg til gjeldende jobb. Endelig forteller differentiatorer hva som skiller dette selskapet fra andre selskaper. Det er viktig å inkludere alle unike attributter om selskapet.
Ting å unngå
Visse ting bør unngås når du utarbeider en kapasitetserklæring. Kapasitetserklæringer er korte uttalelser, men inneholder fortsatt mye relevant informasjon; derfor er det ikke noe rom for vage utsagn. Hver uttalelse bør planlegges nøye for å unngå dette. Hver uttalelse må inneholde en hensikt og gi gunstig informasjon om selskapet. En annen ting å unngå er underrating eller overselling virksomheten. Informasjonen på setningen skal være sann og nøyaktig. Når du utarbeider en kapasitetserklæring, er det ofte nyttig å ha en redaktør gjennomgå det før den blir sendt inn.
