Sikkerhetslønnsposter og de ansatte som jobber med dem, er en kontinuerlig vurdering for lønnsadministratorer og bedriftsledelse. Lønnsikkerhet omfatter implementering og opprettholdelse av konfidensialitet og sikkerhet i lønnsregisterene, lønnsavdelingen og lønnspersonalet. Lønnssjef, regnskapsansvarlig eller personalansvarlig kan ha ansvaret for lønnssikkerhet i forbindelse med toppledelsen. Å skape et svært sikkert og effektivt organisert lønnsmiljø bør være målet for hver lønnsavdeling.
Organisasjon
Organisering av lønnsavdelingen, ansatte og prosesser er avgjørende for lønnssikkerhet. En klar kommandokode, et logisk avdelings organisasjonsskjema og en klar delegering av lønnsansvar er nødvendig for sikker lønnsadministrasjon. En leder, en lønnsprosessor, en spesialist for spesielle lønnssituasjoner som lønnspensjonsordre og FMLA og arbeidstakerens erstatningsblader, ansattes rekrutterer og andre lønnspersonell må organiseres i avdelingen for konfidensiell, effektiv, sikker og juridisk kompatibel lønnsprosessbehandling. Alle i lønnslisten må ha klart definert ansvar for å unngå og eliminere sikkerhetsbrudd og smutthull i lønnsbehandlingen.
Kontroll tilgang
All tilgang til lønnspapirdokumenter, fysiske lagringsfiler, datamaskiner og datarapporter og annen form for tilgang må kontrolleres og håndheves strengt for å sikre fortrolig lønnsinformasjon. Hver lønnsansattes ansattes ansvar må vurderes av lønnssjef for å avgjøre hvilket nivå av tilgang som er nødvendig. Tilgang til fysiske lønningsdokumenter som tidsplaner, øke godkjenninger, bonus- og provisjonspapirer og andre lønningsdokumenter med sensitiv og konfidensiell finansiell informasjon må være begrenset til bare de som behandler transaksjonene. Arkivskap og datamaskiner med lønnsinformasjon, data og arkiver må være plassert i sikre områder hvor bare de som har sikkerhetsgodkjenning, kan se og jobbe med dem. For eksempel må timelister som bare skriver inn arbeidstid i datamaskinens lønnsystem ikke ha tilgang til endelige innleveringsprosesser eller lønnings- og nyttedokumentasjon.
Dokumentprosedyrer
Lønnsprosedyrer må være grundig dokumentert og håndhevet for å sikre sikkerheten til lønnsprosessen og personalet. Hver lønnsansattes ansattes ansvar må være tydelig definert i deres stillingsbeskrivelse, i lønnsprosedyrene de utfører og i en standard driftshåndbok for lønnsavdelingen. Prosedyrene må overholdes, revideres når noe endres og gjennomgås minst årlig dersom det ikke oftere er å beskytte integriteten til prosesser og unngå eventuelle hull i sikkerheten.
Fysisk sikkerhet
Fysisk sikkerhet for lønnsposter, filer, data og systemer, samt lønnsfasilitetene og personalet er avgjørende. Lønnssikkerhet og konfidensialitet må ikke kompromitteres for å spare penger ved å behandle lønn i resepsjonen eller ved å gjøre en lønnsleder utført oppgaver uten dobbeltsjekk. Arkivskapene må være låst med begrenset tilgang. Kontorer, hovedrammer og stasjonære datamaskiner med lønnsdata og behandlingsprogramvare må ikke plasseres i fellesarealer, men på sikrede steder som kan låses lett. Lønnspersonell må ha et arbeidsmiljø som er tryggt mot arbeidstaker- og trafikk og må ha enkle måter å sikre informasjonen de jobber med, slik at de ikke er utsatt for sint eller emosjonelle medarbeidere. Eventuelle lønnsfeil, avvik og klager bør ha klare prosesser og behandles av ledere eller veiledere, ikke direkte med lønnspersonell.
