Du kan skrive en uoppfordret forespørsel brev av flere grunner. For eksempel kan du skrive et brev til et firma som spør om jobbåpninger, eller til forfatter av en akademisk artikkel som ber om mer informasjon eller tillatelse til å bruke seksjoner i eget arbeid. Uønskede henvendelsesbrev er ikke nødvendigvis uvelkomne, men du må følge de generelle prosedyrene og reglene for etiketten for å gjøre en forespørsel fordi det tar tid ut av mottakerens dag å svare.
Sett margene dine til 1 tommer på alle fire sider. Dette er standardformatet for forretningsbrev. Å være profesjonell er viktig fordi dette brevet ikke ble oppfordret, og du må gjøre et godt førsteinntrykk.
Angi linjeavstanden til 1,0, som er enkeltavstand. Mange tekstbehandlingsprogrammer har en standard linjeavstand på 1,15.
Endre skrift til Garamond, Times New Roman, Cambria eller et lignende serif skrifttype. Serif-skrifttyper har "føtter" eller serifs øverst og nederst som bidrar til å lede øyet over den utskrevne siden. Disse skrifttypene er utformet for å brukes i trykk og de ser mest profesjonelle ut i et brev.
Skriv inn adressen din, uten ditt navn. Deretter hopper du over et mellomrom og skriver inn datoen. Hopp over et annet mellomrom og skriv mottakerens navn, jobbtittel, firmanavn og adresse, eller skriv "Human Resources" hvis du gjør en uønsket forespørsel om en jobb og ikke har navnet på en kontaktperson.
Skriv "Kjære (personens navn):". Hvis du ikke kjenner personens navn, som i tilfelle av en direktør for menneskelige ressurser, skriver du «Kjære leder av menneskelige ressurser» eller «Kjære herr eller fru:». Hopp over en annen linje.
Sett inn deg selv og forklar hvorfor du skriver. Vær spesifikk om informasjonen du vil ha. Dette vil gi mottakeren bedre svar på forespørselen din.
Skriv spørsmål eller ting du trenger i et listeformat for å sikre at mottakeren ikke går glipp av noe av informasjonen.
Inkluder en selv adressert, stemplet konvolutt hvis du sender en forespørsel via post. Hvis du ber om at varer skal sendes, tilbud om å kompensere mottakeren for porto eller be om at pakken sendes via kontanter ved levering (COD), i så fall betaler du den ankommer.
Takk mottakeren for sin tid og problemer. Gi mottakeren et insentiv, der det er aktuelt, for eksempel en omtale i artikkelen din.
Skriv "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjeplasser. Skriv deretter inn hele navnet ditt. Skriv ut brevet og skriv over navnet ditt i blå eller svart blekk.
Tips
-
Når det er mulig, ring HR-avdelingen eller annen relevant avdeling for å få navnet på avdelingslederen. Du har bedre sjanse til å få svar hvis du adresserer det til en bestemt person i stedet for en jobbtittel.
