For å håndtere et medisinsk frontkontor effektivt, om en liten praksis eller stor klinikk, omfattende, klare prosedyrer må utvikles og implementeres som adresserer nødvendige oppgaver og ansvar. Kontorprosedyrer bør markere ulike ansattes plikter, for eksempel å beskrive hva resepsjonister bør gjøre når kontoret åpnes og lukkes. Du bør forstå hvordan det medisinske kontoret fungerer for å skreddersy prosedyrer på riktig måte.
Grunnleggende
Kontorprosedyrer skal formidle hvordan man skal samhandle med klienter. Relevante temaer inkluderer standardklienterhilsener (for eksempel personlig og over telefonen), ledelsen er utilfreds eller sint klienter, klient konfidensialitet (for eksempel HIPAA regelverk) samt avtale innstilling og varsel. Sterke kundeserviceferdigheter kreves for de fleste medisinske kontorsansatte. Dermed bør prosedyrene skille "god" fra "utilstrekkelig" kundeservice. Standard prosedyrer i nødstilfeller eller naturkatastrofer, som brann eller flom, er nødvendig. Opprett en egen ansattshandbok for å diskutere retningslinjer om kleskode, oppmøte, seksuell trakassering, lønn, ferie og fordeler.
Records
Et vellykket medisinsk kontor forvalter pasientregisterene effektivt. Backup prosedyrer bør være obligatorisk for papirløse kontorer (for eksempel med pasientinformasjon lagret online eller på et dataprogram). Frontkontorhåndboken må forklare hvordan man oppretter, oppdaterer og lagrer kundeoppføringer. Håndboken bør også inkludere prosedyrer for hvordan du gjør poster inaktive, for eksempel når pasientene flytter. Et annet viktig aspekt innebærer lege kalendere. For eksempel, ved å planlegge to pasienter hver time, kan en lege ha 20 til 30 minutter ledig tid. Prosedyrene bør forklare hvordan man skal planlegge et passende antall pasienter hver time og daglig. Prosedyrer kan også skildre en standard måte å tildele eksamen rom.
Billing
Forsiden for medisinske kontorer bør detaljere hvordan man samler inn betaling fra pasienter. Hvis en pasient bruker forsikring, bør prosedyrene forklare hvilken informasjon som er nødvendig for å verifisere forsikringen og å samle inn en betaling, om nødvendig. Prosedyrene bør forklare om du skal få betalt før eller etter besøket når en pasient betaler ut av lommen. Beskriv også de nødvendige skritt for å få rettidig tilbakebetaling av forsikringskrav. For eksempel, forklare hvem som vil kode eller identifisere medisinske prosedyrer for pasientopplysninger samt fakturering. Prosedyrene bør spesifisere hvordan man håndterer forfallsregnskap, for eksempel de som forblir fremragende i 6 måneder eller 1 år.
