Frontkontor prosedyrer bør skreddersys for å passe din bedrift. For eksempel vil en medisinsk eller tannpleie kreve forskjellige prosedyrer enn et advokatfirma, samlingsbyrå, frisørsalong eller fabrikk. Ta deg tid til å utvikle en grundig sjekkliste som adresserer viktige frontkontorets mål og mål.
Grunnleggende
For bedrifter som mottar jevn klienttrafikk, må frontkontorens prosedyrer gjenspeile det generelle forretningsmiljøet. En varm og innbydende virksomhet vil understreke det viktige av smil og opprettholde profesjonell telefon etikette. Medisinske eller tannlege kontorer stole sterkt på jevne pasientstrømmer. Derfor skal frontkontoret på en klinikk ha nok inntakspersonell til å kontrollere pasientene, svare på pasientspørsmål personlig og over telefon og håndtere pasientavganger, inkludert mottak av betaling og planlegging av oppfølgingsprosedyrer. Vurder å jobbe med en telefontjeneste for å håndtere klientanrop etter klokka.
planlegging
En viktig del av å drive et vellykket frontkontor innebærer håndtering av forretningsavtaler. Frontoffisjonsansatte bør kontakte kundene dagen før avtale og bekrefte planlagt tidspunkt. Opprett en avbestillings- eller ikke-utstillingsliste slik at du kan planlegge andre avtaler for å gjøre opp for tapt. Frontoffisjonsansatte på et hotell bør opprettholde nøyaktige romopplysninger fordi det direkte påvirker romservice og husholdningsoperasjoner. Frontoffisjonsansatte på grunnskolen, midt- og videregående skoler bør opprettholde nøyaktige studentoppføringer, inkludert de som gjelder studenterfravær og besøkende.
forbedringer
Kontinuerlig evaluere frontkontor prosedyrer. Hvis du finner rom for forbedring, opprett og implementer egnede strategier. Hvis frontkontoret er overveldet med samtaler og ikke alltid kan yte enestående kundeservice, bør du vurdere å endre telefonsystemet (for eksempel ved hjelp av et datasystem) eller ved hjelp av direktemeldings teknologi for å måle tilgjengeligheten til personalet. Vurdere om frontkontoret saksbehandling kan forbedres ved å gå papirløs.
