Rekordstyring i en bedrift inkluderer klassifisering, lagring, sikring og bevaring eller avhending av poster. Fotografier, e-poster og filer betraktes som poster. Rekordene er klassifisert i henhold til deres forretningsfunksjon. For eksempel kan en fil klassifiseres "aktiv" og være lokalisert i fremdriftsrapportserien. Serien selv kan kategoriseres som historisk eller finansiell.
Lovlig
Rekordadministrasjon spiller en viktig rolle for organisasjoner som produserer mange juridiske dokumenter. Det er viktig for eksistensen av et selskap at et bibliotek med juridiske filer beholdes. Den juridiske prosessen kan gjøres mer komplisert hvis registeradministrasjon ignoreres. Juridisk dokumentasjon må være lett tilgjengelig hvis selskapet er involvert i en sak eller hvis det oppstår en juridisk krise.
administrative
Fra et administrativt perspektiv må et registerbehandlingsprogram identifisere, bevare og avhende dokumenter på en logisk og juridisk måte. I skolesystemer kan vedlikeholds- og arkiveringsopplysninger omfatte opplysninger fra instruktører. Denne typen informasjon inkluderer skrivet eller ordbehandlet materiale. Inkludert er også bokstaver som er sendt til studenter og foreldre.
Forskning
Et selskaps markedsundersøkelse, strategiske planer og forretningsplaner er tidsfølsomme dokumenter. Hvordan de brukes, avhenger av organisasjonens pågående prosjekter eller mål. Hvis et selskap ønsker å trenge inn i et nytt marked, kan det stole på primær eller sekundær forskning. Enten form for referansemateriale kan spille en betydelig rolle i et selskaps ekspansjonsarbeid.
