For mange mennesker er det umulig å huske stort antall telefonnumre. Når noen ringer til kontoret, må du ha riktig nummer på hånden akkurat nå, og den beste måten å gjøre det på er å holde et telefonnummer på kontoret. Selv om store kontorer kan ha komplekse telefonsystemer med elektroniske kataloger, trenger de fleste kontorer ikke noe som dette utarbeides. Med svært liten innsats kan du opprette et enkelt kontorkatalog for å sette all den informasjonen du trenger for hånden.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Regnearkprogramvare eller Google Docs-konto
Opprett et nytt regneark og navnet "Office Directory". Å bruke et regneark er en enkel måte å sette opp en telefonkatalog for et kontor som ikke er stort nok til å ha et sentralt telefonkatalog system.
Legg til tre kolonneoverskrifter i regnearket ditt: Navn, Kontor # og Telefon. Hvis du vil, legg til flere kolonner i regnearket, og du kan enkelt spore, for eksempel e-postadresser og faksnumre.
Send katalogen (eller linken til den hvis du bruker et elektronisk regneark) til dine medarbeidere og be om at de fyller ut sin egen korrekte informasjon og sender den tilbake til deg. Det kan være en kontoradministrator med noen av disse opplysningene som du kan be om å fylle informasjonen for deg umiddelbart.
Sorter resultatene i et enkelt regneark med alle endringer på den. Du har nå en fungerende telefonkatalog for kontoret din.
Skriv ut telefonkatalogen, eller send den til resten av kontoret din for generell bruk. Se tips nedenfor for en enkel måte å distribuere telefonkatalogen med mindre stress på.
Tips
-
Siden kontonummer endres relativt ofte, kan du spare tid og krefter ved å bruke et elektronisk regneark som Google Dokumenter. Del telefonkatalogen med alle på kontoret din og la dem gjøre endringer etter behov, og fordi katalogen er online, trenger du ikke å bekymre deg for å sende nye kopier når katalogen er oppdatert.
