Introduksjon av ny programvare krever generelt et pilotimplementeringsprogram for å teste hvordan eksisterende prosesser skal utføres på den nye programvaren, og for å sikre at de forventede forbedringene blir realisert. Etter å ha blitt trent på den nye programvaren, utfører prosjektgruppen piloten og oppretter grafiske arbeidsflytdiagrammer av de involverte prosessene, inkludert både nåværende og foreslåtte arbeidsflyter. Disse grafiske representasjonene vil danne grunnlag for opplæring av brukere til å betjene de nye systemene. Fordeler med piloter inkluderer risikoreduksjon, bedriftsprosessforbedring og grundig læring av programvaren.
Risikoreduksjon
Å gjennomføre pilotprogrammer før faktisk implementering av ny programvare reduserer risikoen for feil, feil, forsinkelser og nedleggelse av virksomheten. Forsøk på å bruke programvaren til å drive virksomheten umiddelbart etter generell programvareopplæring, har høy risiko for svikt på grunn av de mange uforutsette nyansene som er involvert i å prøve å bruke generisk trening til et bestemt forretningsmiljø. Piloten krever å løpe gjennom prosessene, inkludert integrering av andre avdelinger. Mange justeringer og modifikasjoner gjøres til ny programvare i pilotperioden.
Forbedre prosesser
Pilotprogrammer gir prosjektgruppen muligheten til å evaluere den nye programvarens evner og gjøre endringer som strømlinjeformer og forbedrer prosesser. Hvis ny programvare implementeres uten pilot, kan prosjektteamet ikke gjøre endringer og forbedre prosesser uten å stenge hele systemet i minst den tid som er nødvendig for å fikse problemer. I dette miljøet er incitamentet mer å replikere gjeldende system i stedet for å eksperimentere med potensielt dramatisk forbedring.
Lær hvordan programvaren fungerer
Programvareleverandør trening klasser er designet for å være generisk i naturen. De er ikke laget for å trene hvordan man bruker programvaren i et bestemt forretningsmiljø. Treningsklassene er en nødvendig del av implementeringsprosessen. Prosjektteamet lærer hvordan programvaren vil bli brukt på forretningsprosesser under piloten. Når piloten er ferdig, blir brukerne opplært i hvordan programvaren skal utføre selskapets forretningsprosesser.
Treningsmateriale
Én utgang fra piloten er grafiske arbeidsflytdiagrammer som viser hvordan programvaren vil bli brukt til å drive virksomheten. Disse arbeidsflytene vil bli brukt til å trene brukerne. Kvaliteten på disse brukeropplæringsmateriellene er ekstremt viktig. Dårlige arbeidsflytdokumenter resulterer i gjentatt pilotinnsats og forsinkelse av implementeringen.
