Revisorer jobber med en rekke data hver dag, fra økonomiske data til lagermengder til arbeidstid. For å kunne bruke dataene trenger regnskapsføreren et sted å lagre dataene. Plasseringen der et selskap lagrer regnskapsdata kalles et regnskapsinformasjonssystem. De fleste bedrifter innlemmer datateknologi for å huse disse postene og tillate brukere å få tilgang til disse postene.
Regnskapsdata
Regnskapsdata består av økonomiske og ikke-finansielle data. Finansdata gir informasjon om rapportering om regnskapsrapporter, regnskap og regjeringskrav. I tillegg til rapportene vedlikeholder regnskapsføreren dokumentasjon som kan brukes til å bekrefte antallet rapporterte. Ikke-finansielle data består av salgsmengder, produksjonsvolumer, arbeidstid og aktivbeskrivelser. Ikke-økonomiske data støtter rapporterte økonomiske tall. Salgsmengder gir detaljer for totalt salg. Produksjonsvolum gir opplysninger om lagermengder. Labor time data gir detaljer for lønn. Eiendomsbeskrivelser gir opplysninger om eiendeler og utstyr rapportert.
Informasjon System
Et informasjonssystem gir lageret for å samle alle dataene som trengs i et selskap. Informasjonssystemer trenger en sterk organisasjon for å tillate brukere tilgang til den informasjonen de trenger uten å gi tilgang til konfidensiell informasjon utover deres behov. Mange selskaper kjøper programvare for å håndtere deres informasjonssystembehov. Andre selskaper bruker dataprogrammører til å bygge et informasjonssystem som oppfyller deres spesifikke behov.
Regnskap Informasjons System
Et regnskapsinformasjonssystem er et informasjonssystem bygget for å møte de spesifikke behovene til regnskapsavdelingen. Regnskapsavdelingen forvalter en rekke konfidensielle opplysninger. Timelønn og årslønn, sammen med personlig personellinformasjon, krever begrenset tilgang innen avdelingen. Kundesalgspriser må forbli konfidensielle, spesielt når ulike kunder betaler forskjellige priser for lignende produkter. Kunnskap om produksjonskostnader må forbli internt slik at konkurrenter ikke prøver å underprisere selskapet. Med hvert av disse eksemplene trenger bare utvalgte ansatte tilgang til informasjonen. Et regnskapsinformasjonssystem må gi mekanismen for utvalgte ansatte å hente visse opplysninger de må jobbe med, men ikke informasjon utenfor ansvarsområdet.
Bruker
I tillegg til å opprettholde konfidensialitet, gir regnskapsinformasjonssystemer brukere rapporter som er opprettet for deres spesifikke behov. Regnskapsinformasjonssystemer tillater også at brukerne laster ned informasjon i regneark. I et regneark kan brukeren velge spesifikke opplysninger for å møte sine egne behov.
