Flere og flere selskaper er enten outsourcing prosjektledelse eller ansette fagfolk til å håndtere denne oppgaven. Med endringene i bransjen kan det være vanskelig å finne kvalifiserte personer som er på toppen av de nyeste trender og strategier. Bare 2,5 prosent av organisasjonene fullfører alle prosjektene sine. En svimlende 70 prosent av prosjektene mislykkes. Tatt i betraktning disse tallene, kan du lure på om det er verdt å ansette en prosjektleder. Akkurat som alt annet, er det fordeler og ulemper å vurdere. En dyktig prosjektleder kan redusere kostnadene dine, strømlinjeforme arbeidsflytbehandling og bidra til å utvide virksomheten din.
Prosjektledelse Pros
Enten du driver en liten bedrift eller en etablert organisasjon, kan du kanskje ikke håndtere alle typer prosjekter fra start til slutt. Enkelte prosjekter er ekstremt komplekse og har en stram deadline eller krever spesielle ferdigheter som teamet ditt kanskje ikke har. En kvalifisert prosjektleder kan hjelpe deg med å organisere og administrere de mest tidkrevende oppgavene. En erfaren prosjektleder vil også motivere teamet ditt, administrere ressurser, måle resultater, gi tilbakemelding og finne måter å øke kvalitet og kutte kostnader eller tid. Andre prosjektledelse ferdigheter inkluderer forbedret planlegging teknikker, reagere på endring, bedre kommunikasjon, kvalitetskontroll og risikostyring.
Effektiv målinnstilling
De fleste prosjekter feiler bare fordi ledere mangler et klart mål. I 2013 ble mindre enn en tredjedel av alle prosjektene levert til tid og innenfor det tildelte budsjettet. Av denne grunn er innstillingen SMART-mål viktigst. SMART mål er spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsbundne. Det er det akroniet SMART står for. SMART-målene sørger for at prosjektene dine leveres i tide uten å overskride budsjettet. Profesjonelle prosjektledere har den kompetansen og verktøyene som trengs for å skape prognoser, administrere prosjektkostnader og bestemme risikoen over hele prosjektets livssyklus.
Bedre kommunikasjon
Prosjektledelse muliggjør mer effektiv kommunikasjon mellom ledere og andre ansatte involvert i prosjektet. Erfarne prosjektledere er effektive til å styre interessenter som er kritiske for å lykkes med prosjektet. Prosjektledere opprettholder teamsamhold, lette møter, oppfordre fagpersoner, brainstormideer og overvåke tilbakemelding i sanntid. Kommunikasjon er lett det mest kritiske aspektet av et prosjekt, og er en nødvendig ferdighet for hvert prosjekt faglig.
Større kundetilfredshet
Prosjekter kan levere nye funksjoner og åpne nye tjenester eller produkter til glede kunder, eller prosjekter kan bidra til å redusere kostnadene for kundene. Siden prosjektledelsesmetoder prioriterer kvalitetsfaktorer, for eksempel funksjoner som kundene ønsker, opplever bedrifter med vellykket prosjektledelse større kundetilfredshet. Dette medfører mer inntekts- og forretningsvekst. Din organisasjon vil være kjent for å levere gode resultater.
Høyt nivå av ekspertise
Ved å ansette en prosjektleder eller outsourcing-prosjekter, vil din bedrift dra nytte av et høyt nivå av ekspertise. Folket i organisasjonen din vil lære nye ting og få et nytt perspektiv som vil bidra til profesjonell vekst. I tillegg vil prosjektledelsen frigjøre tiden din, slik at du kan fokusere på kjernevennene i virksomheten din. En erfaren prosjektleder vil kunne artikulere prosjektprosessen og styre alle områder av prosjektet, inkludert personell og etterlevelse.
Nøyaktig risikovurdering
Over 75 prosent av selskapene mangler tillit til prosjektsuccess. Overdriven rework, omfanget kryp, dårlig kommunikasjon og uklare mål er ofte synderne. Prosjektledelse gjør det mulig å ta beregnede risikoer og tildele ressurser mer effektivt. Du vil identifisere hva risikoen er før du selv kommer i gang. På denne måten kan du planlegge for eventuelle problemer i de tidlige stadiene og ta smartere beslutninger ettersom risikoen oppstår gjennom hele prosjektets livssyklus. Effektiv risikostyring lar deg også gripe på positive risikoer eller muligheter når de oppstår.
Prosjektledelse Cons
Hvis en prosjektleder ikke har riktig erfaring eller kunnskap, er det mange problemer som kan oppstå. Tap av ressurser, planlegging problemer, sikkerhetsproblemer og mellommenneskelige konflikter er store ulemper med prosjektledelse. I tillegg kan organisasjonen medføre høye kostnader ved å outsource arbeid eller ved å ansette nye ansatte for å fullføre prosjektet. Noen ganger kan prosjektstyring forstyrre din daglige drift eller gå drastisk feil.
Høye kostnader
Hvis du ansetter en prosjektleder, forvent å investere i spesialprogramvare. Disse programmene kan være kostbare og vanskelige å implementere. Siden laget ditt vil bruke dem også, kan de trenge trening. Avhengig av dine behov, må du kanskje også ansette fagpersoner eller spesialister for å hjelpe deg med et prosjekt. Ofte vil det være et trykk fra interessenter for å inkludere funksjoner som ikke var planlagt først. Alle disse problemene kan raskt legge til kostnaden for et prosjekt.
Økt kompleksitet
Prosjektledelse er en kompleks prosess med flere stadier. Noen eksperter har en tendens til å komplisere hver prosess, noe som kan forvirre teamet ditt og forårsake forsinkelser i prosjektleveransen. De kan også bli stive eller presise i sine planer, og skape et stressende miljø i organisasjonen. Prosjekter med stort omfang vil typisk være mer komplekse å levere, spesielt hvis det ikke er et team dedikert til å jobbe med prosjektet. Kryssfunksjonelle lagmedlemmer kan falle bak på sitt daglige arbeid, og legger til et ytterligere lag av kompleksitet.
Kommunikasjon Overhead
Når du ansetter et prosjektledelse, blir nye ansatte med i firmaet ditt. Dette legger til et ekstra lag med kommunikasjon og kan ikke alltid matche din organisasjonskultur. Derfor anbefaler eksperter at teamet ditt skal være så lite som mulig. Jo større et lag er, desto høyere kommunikasjonsoverhead. Noen ganger er et stort lag kreves for et prosjekt, så det er viktig å finne prosjektledere som har sterke kommunikasjonsevner på tvers av et mangfold av mennesker.
Mangel på kreativitet
Noen ganger gir prosjektledelsen lite eller ikke plass til kreativitet. Teamledere fokuserer enten overdrevet på ledelsesprosessene eller fastsetter stramme tidsfrister, og tvinger sine ansatte til å arbeide innenfor strenge parametere. Dette kan motvirke kreativ tenkning og hindre innovasjon som kan være til nytte for prosjektet. Det er viktig for en prosjektleder å vite når man skal inspirere kreativitet og når man skal følge prosjektplanen.
En organisasjon kan vokse og oppnå suksess uten et prosjektledelse på plass. Men å ansette en dyktig profesjonell til å håndtere disse aspektene, kan åpne opp nye muligheter og hjelpe bedriften med å nå sine mål raskere.
