Du har kanskje planlagt en perfekt tidsbestemt, lett tilgjengelig konferanse med en imponerende rekke høyttalere, økter og arrangementer. Men for at arrangementet skal bli virkelig vellykket, må det tiltrekke seg deltakere. I tillegg til reklame og kampanjer, kan du effektivt publisere konferansen din med rettidige, velutviklede pressemeldinger. Skriv hvert stykke for å tvinge både tradisjonelle og elektroniske redaktører til å publisere informasjonen din; de er ledninger til målmarkedet. For å oppnå pressverdighet, tenk som redaktørene dine mens du skriver. Svar på deres universelle spørsmål, "Hva er det for mine lesere?" Og deretter gi nyhetsverdig konferansemateriale for å engasjere dem.
Skriv "For umiddelbar utgivelse" øverst på siden. Juster denne flushen til venstre.
Senter en overbevisende overskrift på siden din som gjør det mulig for en redaktør å raskt forstå verdien som konferansen din ville bringe leserne til. I ikke mer enn 20 ord, forhåndsvisning innholdet i pressemeldingen og lokke videre lesing. Legg til en underposisjon i kursiv hvis du trenger å utvide overskriften ytterligere. Unngå å nevne noen navn unntatt for kjente personer. For eksempel, skriv "ABC-konferanse for å tilby snø-kikk av morgendagens leker", etterfulgt av underhode "Skuespiller T.H. Planer Play-full Keynote-adresse."
Begynn ditt første avsnitt med en dateline, og presenter deretter konferansens grunnleggende fakta, inkludert "hvem, hva, hvor, når og hvorfor." For eksempel, skriv "Orlando, Fla. - Arrangørene forventer at mer enn 10.000 entusiaster skal delta på ABC Toy Association fire-dagers konferanse i år, planlagt til 10-14 oktober i Orlando's Orange County Convention Center. ABC Toy Conference er den største av sitt slag landsdekkende. Skuespiller T.H, av (film) berømmelse, vil presentere keynote-adressen."
Oppgi konferansedetaljer i annet ledd. Skriv for eksempel "I 25 år har ABC Toy Conference trukket deltakere fra mer enn 25 land. Arrangementet inneholder omtrent fem miles av utstillinger fra veteran og nye leketøyprodusenter. Deltakere kommer til å teste og bytte de nyeste produktene og tjenestene, bygge sine nettverk og delta på opplæringsøkter utført av eksperter fra leketøyindustrien."
Gi et sitat i tredje avsnitt fra en kjent bransjekilde. For eksempel, skriver "Skuespiller T.H., en ivrig leketøy samler og designer, planlegger en uvanlig keynote adresse. "Jeg har kommet til denne hendelsen de siste 10 årene. Det blir seriøst bedre hver gang. I år vil vi gjøre det jeg lenge har planlagt som en hovednøkkel som er verdt denne hendelsen: Spill! '"
Avslutt med boilerplate-informasjon om firmaet eller vertsorganisasjonen. "For eksempel er ABC landets fremste handelsforening for leketøyindustrien. Grunnlagt for 25 år siden, er ABC dedikert til den amerikanske leketøyindustriens velstand her og i utlandet."
Identifiser deg selv som mediaens "Kontakt:" for mer informasjon. Oppgi navn, e-postadresse og telefonnummer. Du kan oppgi denne informasjonen øverst eller nederst på siden.
Tips
-
Planlegg tre til fire utgivelser for å publisere konferansen din, inkludert en "Save the Date" -utgivelse kort tid etter at det er gjort endelig avtale med ditt sted; en "Call for Presentations (eller Papers)" omtrent fire til seks måneder i forveien; en hovedutgivelse med større detalj om en til to måneder ut, og en endelig utgivelse etter at arrangementet er fullført.
Hold pressemeldingen din til en side; to på det meste. Dobbeltklikk på staving og grammatikkfeil; husk at redaktører pleier å være sticklere for slike ting.
Fordel utgivelsen både i trykt og online. Ta med betydelige søkeord i overskriften og underposisjonen til leserne for raskt å finne pressemeldingen din. Bruk også hyperkoblinger i teksten din for å koble leserne til hjemmesiden din, konferansesiden, fotografier av tidligere hendelser og andre nettsteder som gir ytterligere sammenheng og innsikt.
Du ber redaktører om ikke å bruke informasjonen din til en bestemt tid. Erstatt "For umiddelbar utgivelse" med "Embargoed for:" etterfulgt av ønsket dato og klokkeslett.
Du kan lage et pressesett for å følge med hovedutgivelsen. Ta med en bedriftsoversikt, informasjon om nøkkelprodukter og tjenester, fotografier og materialer som hjelper redaktører å forstå konferansen din med større dybde.
