Når en krise skjer, er effektiv kommunikasjon et av trinnene som må følge spesifikke tiltak som en organisasjon har tatt for å takle og redusere nedfallet. Bedrifter må kommunisere med kunder og kunder, samt informere ansatte, politikere, regulatorer og publikum. Som en del av en større krisekommunikasjonsplan er pressemeldinger en viktig avenue for å formidle informasjon til alle berørte bestanddeler. Måten et selskap reagerer på en krise kan umiddelbart forme offentlige oppfatninger og ha langsiktige konsekvenser. Organisasjoner har lært å være proaktive, med ledere både tilgjengelige og gjennomsiktige. Når berørte grupper blir nøyaktig identifisert og informert, får de ansvarlige for å håndtere en krise viktig tid for å løse det effektivt.
Tone og gjennomsiktighet
Kriser kan og skjer med alle typer organisasjoner, fra offentlige selskaper og private selskaper til sykehus og regjeringer. Aksjonærer, kunder, ansatte, pasienter og bestanddeler har rett til å kjenne sannheten på en rettidig og gjennomsiktig måte. Organisasjoner som ikke er kommende, kan lett komme seg tilbake til en destruktiv syklus som de kan finne det vanskelig eller umulig å gjenopprette. Ledere bør gjøre sitt ytterste for å opprettholde sin tilgjengelighet og positive forhold til pressen, både før og under en krise, da troverdighet kan avgjøre både hvordan krisen rapporteres og hvordan publikum oppfatter det. Pressen er dygtig til krevende åpen dialog og åpenhet versus forsinkelse og forvirring, og rapporterer tilsvarende.
Betongstrinn
Organisasjoner bør utvikle og praktisere proaktive prosedyrer slik at når en krise treffer, blir de forberedt. Levelheaded action trumps panikk hver gang. Øverste ledelse medlemmer bør bli varslet umiddelbart slik at de kan begynne å håndtere krisen i stedet for å lære om det på Internett eller deres lokale nyhetsmedier. Regulerte og lisensierte bedrifter må varsle de aktuelle byråene som Arbeids- og helsedirektoratet eller Federal Emergency Management Agency. Effektive pressemeldinger angir alle slike konkrete tiltak, inkludert datoer, kontaktinformasjon, involvert personell og løpende planer.
Ansvar
Historien har gjentatte ganger vist at organisasjoner som er villige til å akseptere ansvar raskt og utvetydig, raskt kan gjenvinne tilliten og tilliten til viktige bestanddeler. I et velkjent tilfelle fra 1980-tallet kunne sabotasje av Tylenol lett ha sendt merkevarens eier, Johnson & Johnson, reeling i årevis. Som New York Times rapporterte: "Men bare to måneder senere, ble Tylenol ledet tilbake til markedet, denne gangen i tamper-proof emballasje og styrket av en omfattende mediekampanje. Et år senere var andelen av det $ 1,2 milliarder analgetiske markedet, som hadde dyttet til 7 prosent fra 37 prosent etter forgiftningen, hadde klatret tilbake til 30 prosent. " Selskapet setter sine kunder først ved å huske 31 millioner flasker og erstatte dem gratis i en tamperbestandig form.
Lengde
Nøyaktige og konsise pressemeldinger bør generelt passe på en enkelt side og faller innenfor 300 til 500 ord. Utover den lengden er redaktører mindre tilbøyelige til å ta seg tid til å lese gjennom dem nøye. Når de sendes pr. Faks, unngår også en side pressemeldinger muligheten for tapte eller feilaktige sider. Om nødvendig kan ytterligere kommunikasjoner sendes når ytterligere kriseopplysninger eller oppdateringer blir tilgjengelige.
