Tjenesterapporter er dokumenter skrevet av kundeservicerepresentanter for å spore kvaliteten på et produkt eller en tjeneste. Ledelsen bruker disse rapportene til å utarbeide planer om hvordan man endrer produktet eller modifiserer tjenesteprotokoller for bedre kundeopplevelse. Dette er viktig fordi slike tilpasninger kan føre til bedre kundeoppbevaring og henvisninger, som igjen kan føre til økte inntekter for virksomheten. Når du skriver en tjenesterapport, er det derfor viktig at du presenterer informasjon som er både klar og verdifull for forretningsutvikling.
Skriv ut kundens navn og kontaktinformasjon, inkludert hans e-postadresse hvis det er aktuelt.
Oppgi fabrikat, modellnummer, serienummer, kjøpsdato og tidspunkt for kundesamtalen eller besøk for produktorienterte tjenesterapporter. Oppgi en tjeneste tittel og beskrivelse av tjenesten i stedet for merke, modell og seriell informasjon dersom servicerapporten bare omhandler service.
Beskriv problemet, og merk eventuelle spesifikke kundekommentarer om produktet eller tjenesten. Angi om problemet har oppstått igjen.
Oppgi de spesifikke tjenestene eller produktene som er gjort eller gitt for å rette opp kundens klage. Hvis for eksempel virksomheten din avtaler med datamaskiner og programvare, kan du skrive "Ran disk sjekker for å finne dårlige stasjoner" hvis kunden mistenker at harddisken hans sviktte.
Oppgi årsaken til problemet, inkludert problemer med personell. Angi hvilke deler som var defekte, hvis det er aktuelt.
Skriv et avsnitt der du inkluderer kommentarer eller notater som kan bidra til å unngå eller håndtere lignende klager i fremtiden. Du kan for eksempel merke seg at klagen ble videresendt til et bestemt lag, hva problemet synes å indikere i større målestokk for selskapet eller at et bestemt verktøy vil være nødvendig for å fikse problemet på lang sikt.
Gi en grunnleggende vurdering av kundens tilfredshet ved å bruke retningslinjer som er satt av firmaet ditt (for eksempel 10 er helt tilfredsstillende).
Tegn og dato rapporten.
Tips
-
Mange nettsteder tilbyr maler for servicerapporter som har seksjoner for informasjonen som er angitt her. Ved å bruke en slik mal eller opprette en egen mal, vil det resultere i mer konsekvent datainnsamling fra flere kundeservicerepresentanter.
Hold formuleringen av rapporten så kortfattet som mulig. Unngå å bruke "jeg" språket helt. Ufullstendige setninger der emnet blir forstått, og som starter med verb er akseptable (for eksempel "Tilbyttet erstatning for del"), som det er kuler. Kunderapporter bør være veldig raske å lese og opprette, siden en representant kan måtte forberede dusinvis på en dag.
Pass på å angi navnet på representanten som håndterte anropet eller besøket, selv om det var deg.
