Politikk og prosedyrer er krav til de fleste organisasjoner. Mange må skrive disse typer dokumenter fordi de må overholde regelverk, for eksempel International Organization for Standardization (ISO). ISO er en familie av standarder som fokuserer på å forbedre kvalitetssikringen. Et av de vanligste eksemplene på retningslinjer og prosedyrer som organisasjoner skriver, er Standard Operating Procedure (SOP).
politikk
Retningslinjer angir de regler selskapet skal gjennomføre gjennom hele organisasjonen eller avdelingen. For eksempel har selskapet en policy om passord. Det kan angi at ansatte må endre passord hver 60 dag. Politikken kan også angi at systemet vil varsle medarbeiderne 14 dager før deres passord utløper. Politikk må være klart, konsistent og konsistent. Politikkene vil også ha akronymer i dem. Forfatteren skal stave dem ut første gang de blir brukt og deretter bruke akronymer gjennom resten av retningslinjene.
prosedyrer
Prosedyrer implementerer retningslinjer. Prosedyrene gir detaljert informasjon, for eksempel trinnvise instruksjoner om hvordan du utfører oppgaver. Et eksempel på en prosedyre ville være hvordan du oppretter nye nettverkskontoer. Det første trinnet kan inkludere at lederen må fylle ut et skjema for sin nye leie. Skjemaet kan kreve at lederen gir informasjon, for eksempel den nye leieens fullnavn, jobbtittel og avdeling hvor den nye leien vil fungere. Lederen sender da skjemaet til IT-avdelingen. Nettverksadministratoren vil da få prosedyrer hun må følge. Disse kan omfatte å sette opp en e-post- og nettverkskonto og opprette et sikkerhetsmerke. Prosedyrene må være enkle å følge. Det er viktig å huske på at prosedyrene endres over en tidsperiode. Derfor bør selskapet gjennomgå dem minst en gang i året. Det bør utpeke en person til å oppdatere prosedyrer. Som retningslinjer må prosedyrene være konsistente, konsise og nøyaktige.
SOP
SOP står for standard driftsprosedyre. Denne typen dokument beskriver hva organisasjonen og dens avdelinger gjør. I tillegg forklarer det de ansattes roller og ansvar. Da vil SOP vanligvis inneholde retningslinjer og prosedyrer for hver avdeling. For eksempel vil policyen dekke reglene for innkjøp av maskinvare. Da vil prosedyren gi trinnvise instruksjoner om hvordan du kjøper maskinvare. Selv om SOP primært består av tekst, bør en god en inkludere organisasjonsdiagrammer, diagrammer, flytdiagrammer og arbeidsflyt.
