Formelle forretningsbrev krever en bestemt protokoll uansett hva brevet har til hensikt. I de fleste tilfeller bør et forretningsbrev være kortfattet og kort, vanligvis tilpasset til en side. Mens du bør bruke en klar, formell skriftlig stil, er det flere tilfeller der bruk av forkortelser er hensiktsmessig for å spare både plass og tid.
Prefiks og Honorifics
Begge prefikser og honorifications forventes å bli forkortet i hilsen og andre steder i brevet. Et forretningsbrev vil for eksempel starte med "Kjære Mr Johns", ikke "Kjære Mister Johns." Flertallene av alle prefiks og honorifications er også forkortet, for eksempel "Mors" for flere mannlige mottakere og "Mses" for flere kvinnelige mottakere.
Firmanavn
Både brevpapiret og den "innvendige adressen" vil inneholde firmanavn - avsenderens og mottakerens navn. Det kan ikke være hensiktsmessig å forkorte noen del av firmanavnet med mindre selskapets navn er registrert med en forkortelse. For eksempel, hvis selskapet er registrert som "Motts, Inc.", kan du bruke "Inc." i innsiden adresse uten å stave ut "Inkorporated." På samme måte, ikke erstatt "&" for "og" med mindre det er en del av firmanavnet.
Adresser
I motsetning til forsiden av en konvolutt, bør staten staves ut når den er en del av brevpapiret ditt, topptekst eller innsideadresse. For eksempel, hvis mottakerens selskap er i Seattle, ville den indre adressen lese "Seattle, Washington 98101."
Vanligvis brukte forkortelser
Et etterskrift, som er en ekstra setning etter avsluttet brev, uttrykkes alltid med forkortelsen "P.S." Hvis du inkluderer ekstra dokumenter sammen med brevet, er det akseptabelt å angi dem enten ved å skrive ut "Vedlegg", etterfulgt av antall dokumenter, eller ved å forkorte "Enc." under din signatur. RSVP er en akseptabel forkortelse når du ber om mottakeren svarer på brevet.
Emner og Typister
Emnet for et forretningsbrev kan angis under datoen med forkortelsen "Re" for "Angående", etterfulgt av en kort oversikt over emnet. Hvis et brev er signert på vegne av noen andre, vil forkortelsen "p.p." kan brukes. For eksempel, hvis en sekretær skriver et brev på vegne av arbeidsgiveren, kan skriveren signere brevet og følge med på signaturen med "p.p." og legg til arbeidsgiverens navn under. "P.p." står for det latinske uttrykket "per procurationem." Forkortelsen "cc" står tradisjonelt for "carbon copy", men kan også bety "courtesy copy." I begge tilfeller indikerer det at flere kopier av et brev har blitt sendt ut og navnene til hvem disse eksemplene har blitt sendt.
